紡織行業OA系統應用成功案例
來源:21cbpc 更新時間:2012-04-14

  江陰啟新是一家以針織胚布加工為主的港資公司,創建于2003年,公司坐落在紡織工業發達的江陰經濟開發區內。它屬于傳統的勞動密集型紡織企業,公司的信息化水平受行業限制,大大落后于其他企業。雖然企業自主定制了ERP管理系統,但由于公司許多員工自身知識水平的局限,造成ERP的系統運行沒有達到預期的效果;同時,由于內部網內沒有一個先進的信息發布平臺,有的只是一個文件服務器,部門之間交換文件只能到文件服務器上翻找,所以實際操作十分復雜,為日常工作帶來了許多不便。為了改善這種局面,江陰啟新決定選用一款OA系統,在公司內部搭建一個統一的平臺。經過多方面的考察與甄選,江陰啟新公司最后決定選用大連新思創的OA系統。

  從功能的實用性、全面性、可操作性考慮,從企業信息化的實際情況出發,我們初步選擇了大連新思創OA3000系統。

  系統實施

  根據在試用過程中發現的問題和江陰啟新的實際情況,新思創OA在原有系統基礎上,又做了定制修改,包括:

  1、文件發送的規范

  由于OA系統有集團其他分公司的用戶存在,基于工作的方便性,要過濾掉與分公司用戶無關的信息,所以發送消息、文件、網上填報中,把發送類別中的"全體員工"去掉,以免許多員工為了省事而直接選擇全體員工了事,而不管接收者是否需要該信息,往往引起很多人的抱怨。

  原來未實施OA系統時,發送文件或做通知的部門,有專人到各部門分發,不會存在這種問題。現在有了OA系統之后,點擊"發送"就認為自己的工作就完成了,而沒有去關心接收對象是否收到、是否看到等追蹤后續工作。如此一來,就有員工抱怨了,再遇到這種情況也是以牙還牙,都這樣做便不利于工作的開展。所以,經過商量,決定取消"全體員工"發送類別,相應地在通訊組里邊建立便于工作的通訊組替代之。經過觀察和了解,員工觀念得到了相當大的改變。

  2、消息、文件的快速刪除

  在剛剛試用OA系統的時候,如果發現不需要的文件員工必須逐一才能刪除,由于操作復雜、麻煩,很多員工都不予處理,日積月累,積攢了不少的垃圾郵件。根據我們的需求,增加了全部刪除、隨即刪除、復選等多種功能,簡化了刪除工作,大大方便了我們。

  3、網上填報

  江陰啟新公司是利用發送通知、通告、投訴等不允許接收者修改的信息,可以加蓋電子公章和簽名等,感覺比較方便而且顯得莊重嚴肅。但是在正式使用中發現某些部門經常用到填報而且內容大致類似,主題相同,接收對象相同,于是就提出了需求。在進行一番考慮之后,在網上填報功能中添加了“多個發送組”和“轉發”等功能。

  4、手機短信

  隨著公司業務的不斷拓展,系統中又添加了短信功能,并且在OA系統中增加了“通訊錄”、“識別亂碼”等功能,提高了公司業務的發展。

  5、郵件

  由于本公司之前郵件的服務器接收協議為IMAP,沒有開通pop3協議,而現有系統只支持pop3協議,目前為止沒有大規模使用此功能。

  6、"我的辦公桌"中其他的功能

  對于工作日記、工作計劃等功能,由于管理仍屬粗放式,我公司基本還未啟用。因此,功能上未做更改。

  7、工作流轉

  在工作流轉中

  添加了消息提醒機制,完成了申請者查詢申請文件是否被篡改的"痕跡顯示/痕跡隱藏"功能,而且在申請者發送的文件中有明顯錯誤時,后面的接收者可以在"自定義"中發回讓其重新填寫或者對無效申請做撤銷處理,如果最后完成環節的人員認為其后仍需審閱,那么他可以在其后邊再添加節點人員。

  8、網絡硬盤

  隨著公司的日常業務轉向OA系統,硬盤中的文件將不斷增多,文件目錄層級的增多讓查詢人員不堪忍受查找之辛苦,因此設計了按照目錄來查詢的功能。同時,新思創OA還為江陰啟新添加了"管理人員"功能,擁有硬盤目錄管理,并且擁有這個權限的人員就可以對任何人建立的目錄進行管理(包括目錄名稱的改變、上傳人的編輯、訪問本目錄人員的改變等等)。

  9、規章制度

  規章制度模塊基本上與網絡硬盤的管理類似,只不過這些制度絕大部分每個員工都可以訪問。對于規章制度目錄和文檔的管理,也面臨著與"網絡硬盤管理"同樣的問題。但作為公司的制度,要統一進行歸類整理,所以新思創OA的處理方法是:建立"檔案員"帳戶,由其建立規章制度的目錄,并歸類整理,統一格式進行上傳!

  10、交流管理

  為了便于員工之間的交流,增加了論壇功能。通過這個渠道可以發現更多優秀人才,而且可以豐富公司的文化。

  11、會議管理

  隨著公司事務和各部門溝通的增加,公司會議室也需要有序安排,以避免時間沖突。為了有效管理會議室,決定啟用新思創OA系統中的會議管理功能模塊。同時,新思創還在此模塊中增加了會議室管理員等功能,方便會議室的管理和時間沖突等問題的產生。

  12、其它功能

  在該OA系統中,還設置了任務管理、車輛管理、圖書管理和辦公用品管理等模塊,但由于公司規模和部分模塊比較簡單的原因,這些功能還沒有開通使用。

  系統實施體會

  通過在公司內部使用這套OA系統,加快了公司整體的工作速度,整合了信息資源,方便了工作。

  結束語

  我們正處在信息化時代,信息化技術日新月異,企業的信息化具體內容也將隨著企業自身的不斷發展而不斷變化,但是企業信息化肩負的任務不會改變,政府"用信息化帶動工業化"使我國由制造業大國變為制造業強國的指導方針不會改變,這就要求企業在實施信息化的過程中要充分準備、充分規劃,把握住成功要素,規避風險,使企業在信息化建設中的投入能得到豐厚的回報。總體上來講,紡織企業對于信息化建設的投入相對來說還很低,信息化水平尚需努力。



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