一、解決方案概述

　　隨著企業信息化的不斷深入，電子文件的管理成為一個很迫切的實際需求。如何把有價值的文件集中管理起來，如何有效控制文檔的訪問權限，如何管理文件的關聯性和版本等已經成為這些企業不得不考慮的問題。

　　功能描述：

　　JoinHand 企業文檔管理系統是 JoinHand 推出的基于 Lotus Domino/Notes 平臺的企業級分布式文檔管理系統。

　　JoinHand 企業文檔管理系統是幫助企業用戶快速部署基于 Lotus Domino/Notes 的文檔管理系統的一個有利工具。JoinHand 企業文檔管理系統主要采用 C/S 模式，這主要考慮到了企業特殊文件的管理的特點。JoinHand 企業文檔管理系統的主要特點是：

　　分布式：用戶可以將 JoinHand 企業文檔管理系統部署在多個 Domino 服務器上，甚至可以跨地區使用。

　　靈活性：JoinHand 企業文檔管理系統對文件的管理采用的是“文件柜”方式，用戶可以按照不同的分類標準創建不同的文件柜。

　　可以管理企業的受控文件：企業受控文件的管理是十分重要的，例如 ISO 文件、生產工藝、圖紙配方等。JoinHand 企業文檔管理系統可以有效地阻止用戶的非法拷貝和打印操作。

　　與 JoinHand Workplace 企業應用中心結合使用，可以做到更高級的文檔安全控制，保證電子文件的安全性。

　　JoinHand 企業文檔管理系統做到了真正的文檔生命周期管理。文檔的生命周期并不是簡簡單單的審批過程。在企業中，一份文檔的完整的生命周期應該包括如下階段：

　　文檔作者或指定的文檔起草人員起草文檔

　　文檔審批過程

　　文檔在通過審批以后，由指定的人或部門做發行處理

　　文檔的發行對象按照文件描述的內容執行文件

　　如果文件具有繼承性，可能會對文件進行改版

　　如果文件不被企業繼續使用，將被廢止

　　不論是舊版文件還是廢止文件，都會進行歸檔

　　JoinHand 企業文檔管理系統具有嚴格而靈活的權限控制手段。JoinHand 企業文檔管理系統對文檔的權限控制采用了按文件類型設定管理權限的方式。這樣做可以將文件的管理權限下發到指定的個人、部門或組。當企業需要對文檔權限統一管理時，系統可以十分靈活地將權限收回;當文檔管理權限需要下放時，系統可以及時地將權限分散管理。JoinHand 企業文檔管理系統的權限分為：JoinHand 企業文檔管理系統管理員、文檔管理員、文件起草者、文件審批者、發行對象和受文對象。

　　JoinHand 企業文檔管理系統具有靈活的系統設置選項，可以方便地實現 JoinHand 企業文檔管理系統的客戶化。JoinHand 企業文檔管理系統的系統設置選項十分靈活，例如對文檔類別的設置就可以控制到文檔是否允許直接發行、是否需要審批過程;某類文檔是否有指定的起草者;誰來管理某類文件等。同時，JoinHand 企業文檔管理系統允許用戶設置正文的模板，當用戶起草文件時直接應用已經設定好的正文格式。這些靈活的設置選項，可以充分地保證 JoinHand 企業文檔管理系統對客戶環境的適應性。

　　JoinHand 企業文檔管理系統可以完成企業受控文件的管理。企業受控文件是一類特殊的文件。這類文件具有嚴格的閱讀和發行對象控制，也需要記錄或控制發行的范圍或數量，例如人事檔案、ISO 文件等。JoinHand 企業文檔管理系統內置的配置選項可以允許用戶自己配置自己的受控文件管理體系。受控文件的電子化通常涉及到閱讀、打印和拷貝的控制。JoinHand 企業文檔管理系統可以最大限度地限制用戶的閱讀、打印和拷貝權限。JoinHand 企業文檔管理系統允許發行對象或受文對象查閱受控文件，但是不允許直接打印和拷貝文件。受控文件的打印全部通過指定的用戶(文檔管理員)完成。

　　JoinHand 企業文檔管理系統實現了一個便于管理和維護、功能設置靈活和貼合實際需求的企業文檔管理系統。JoinHand 企業文檔管理系統是一個開源軟件，并提供了用戶進行客戶化的接口――Hawthorn Project。這為客戶將來對其進行客戶化的進一步開發提供了有力保證。

　　二、技術信息

　　硬件平臺: 不限

　　軟件平臺: IBM Lotus Domino/Notes R7

　　操作系統: Unix/Linux/Windows

　　適用的行業: 制造業

　　應用分類: 企業協作系統

　　適用的用戶群: 企業用戶

　　三、成功案例

　　客戶名稱: 無錫聯美蘭達

　　項目時間: 2006年

　　客戶問題:

　　ISO 質量管理體系如何實現電子化?質量體系文件如何利用計算機進行有效地管理?如何保證計算機系統符合 ISO 審核要求?

　　解決方案及客戶收益:

　　無錫聯美蘭達采用了 JoinHand 企業文檔管理系統作為其 ISO 質量體系文件的管理平臺，并在今后陸續將企業文檔的電子化管理轉移到該軟件中。

　　用戶通過實施 JoinHand 企業文檔管理系統，實現了企業文檔管理的電子化和標準化。

　　文檔的生命周期得到了完善的管理

　　實現了文件的受控共享

　　解決了文件的版本管理問題

　　實現了文件審核的電子化