Acrobat 8,企業信息化的利器
來源:e-works 更新時間:2008-03-11
            2006年11月3日,Adobe公司正式發布了多平臺文檔格式PDF編輯軟件Adobe Acrobat 8, 并已經開始上市銷售。Adobe Acrobat 8主要增加了網絡會議功能,使用多種軟件平臺的用戶都可通過PDF文檔共享信息,內建的安全機制可自由控制共享、編輯的具體內容。Acrobat 8還支持PDF/X-1a、PDF/X-3、PDF/X-4、PDF/A等新格式,可提供透明、存檔等功能。另外,Adobe Reader 8將在下月發布。Acrobat 8 是Adobe自收購Macromedia公司以來首次重大產品升級,其中的一些新功能和重要改進將會對企業信息化有比較大的促進作用,本文將對這些新功能和重大改進為企業信息化帶來的價值進行剖析。

一、方便企業進行協同設計

    現代企業的產品設計往往是一項系統工程,需要不同的設計工程師集體參與。比如一個汽車的設計就需要有結構設計師、機電設計師、工藝設計師等等一起配合,有時甚至需要其它地域的設計工程師參與,在集團企業特別是跨國公司中尤為明顯。這就不可避免地需要工程師能夠與產品線上其他人員共享產品設計。

    在Acrobat 8中,最引人注目的,莫過于新增的Acrobat Connect功能。通過這個功能,可以方便地讓多個設計工程師進行協同設計。用戶可以在Acrobat中用PDF package工具將相關的設計文檔打包傳送到網絡上,其它相關用戶可以在線同時觀看PDF檔案,還可以用Acrobat的審閱及修訂工具對設計文檔進行審核、校對甚至修改。更為重要的是,這其中的很多工作,都可以用免費的Adobe Reader來完成。

    另外,Acrobat Connect提供實時對話、虛擬白板以及Flash-based網絡會議所需的工具。通過網絡會議的方式,設計人員之間可以更方便、更順暢的進行交流。

二、方便與客戶進行更有效的溝通

    現代社會已經發展到了一種體驗經濟時代。在這個時代,除了產品本身以外,產品的整個體驗所帶來的那種愉悅,在整個購買當中起到非常重要的作用。這個時代的外在特征就是客戶需求的個性化越來越明顯。企業要滿足越來越多的客戶個性化需求,就必須與客戶進行有效的溝通。

    輕量化的PDF文件是一種很好的溝通媒介,這一方面是因為PDF使用的廣泛性,另一方面是因為PDF有了一些新的特性。

    Acrobat的3D版本能夠將的三維設計插入到PDF文件中,客戶通過免費的Acrobat Reader就可以直觀的看到產品的設計效果(可以是三維動態的效果),同時客戶還可以將意見直接批注在相關的地方反饋給設計人員,這種溝通方式無疑比語言、文字甚至圖片方式快捷有效得多。

三、能夠更有效的進行產品宣傳

    企業的產品宣傳非常重要,近年來,由于網絡及信息技術的快速發展,互聯網已經逐漸成為一塊重要的宣傳陣地。

    現在的PDF能夠作為產品信息的一種有效載體。除了三維信息之外,Acrobat還能將文字、圖片、多媒體信息(語言介紹、音樂、電影等)集合到PDF中,使得產品的展現形式更豐富。

四、能夠進行文件的有效歸檔

    設計文件對于企業而言至關重要,歸檔一直是設計部門的一項重要工作。以前企業一般使用紙質文件歸檔(現在仍然普遍存在)。隨著產品設計數字化水平越來越高,用紙質文件歸檔已經一定程度上已經失去了意義,而且紙質文件存檔還存在文件保存的問題(如圖紙老化、蟲蛀等),因此電子化歸檔是大勢所趨。然而,用原始的電子文件歸檔會存在一些問題,比如說軟件版本升級會造成文件內容或者形式失真的。使用PDF無疑是一種很好的選擇。PDF/A已經在2005年取得了ISO的認證,成為全球文獻資料保存的標準格式。將設計文件保存為PDF能讓設計即使經過長時間仍能保持清晰的檢索與閱讀質量。

     新版本的Acrobat 8在電子文件轉PDF的功能上有了明顯增強,不但轉換效率更高,而且操作更加簡化。比如,以前批量轉換要使用批處理方式,需要好幾個步驟,而現在只需要一步。另外,特別值得一提的是,Acrobat 8能夠將AutoCAD的DWG文件直接轉為PDF格式(不需要安裝AutoCAD軟件),這對于企業無疑是一個喜訊。

五、有效的防止知識資產流失和敏感數據泄漏

    數字化設計的發展,在提高設計效率和協作水平的同時,一定程度上也增大了知識資產流失的風險。用PDF保存設計文檔可以有效的減少這種風險,這是因為Acrobat具有完備的安全機制(如口令安全、證書安全等)。如果配合Acrobat policy server,還能實現更復雜的安全策略,比如設置PDF文件的有效時間期限等等。

    Acrobat 8增加了 Redaction 校訂工具,可以把文件中想要隱藏的敏感數據選擇性的覆蓋起來,而不需要破壞或大肆更動原始文檔版式,敏感數據一旦套用這個功能,其它人也無法使用「Copy」將內容再做復制。這項功能與隱私及保密目的有關,Adobe Acrobat 8還特別提供了檔案檢查(examine document)功能,可以徹底移除不必要的附加數據以防止敏感數據泄漏。

六、幫助企業精簡業務流程

    表單及其它文檔是客戶、合作者、公司的供應商及其后端系統和業務流程之間的公共接口,但對于許多行業來說,將其兩者連接起來是很大的挑戰。傳統的HTML 頁面、電子郵件和傳真常常十分繁雜、不夠正式、格式也不完善。而利用PDF動態表單能夠幫助企業精簡業務流程。事實上,早在2002年,SAP中就廣泛的采用了這一技術。

    早期版本的PDF表單功能并不好用,PDF表單的制作效率比較低,而新的Acrobat 8在這一點上已經發生了質的飛躍。現在,無論是從 Microsoft Word、Excel 轉換 PDF,甚至是將書面的表格文件通過掃描儀制作成為 PDF ,隨時都可以利用「表格區域辨識(Form Field Recognition)」功能,自動辨識文件中的圖形網格線,轉變成為 PDF 電子表單,從而可以明顯提升業務效率。

 

 



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