“陽光辦信”制度的具體規定包括：一是群眾來信網上辦理、回復。在市和各區（市）黨委、人大、政府、政協、審判、檢察機關及所屬工作部門和市直企事業單位，通過青島金宏電子政務系統建立互聯互通的辦信信息系統，利用該系統進行來信登記、轉交和反饋。同時，通過青島政務網設立公眾電子信箱（市信訪局電子信箱為xfj＠qingdao．gov．cn），接收和處理群眾反映的問題，告知電子郵件辦理情況，回復辦理結果，方便來信人網上查詢。來信者也可撥打市信訪局辦信處電話85911613,查詢所反映問題的辦理情況。二是實行群眾來信辦理約談制度。對群眾初次署名有效來信反映問題，承辦單位應當在收到來信的5個工作日內，主動與來信人見面約談（外地來信人可采取電話、傳真、電子郵件或者復信方式），了解核實情況，并在15日內告知來信人是否受理。對群眾來信反映的疑難問題，相關單位黨政負責同志要親自約見來信人，協調處理來信反映的問題。三是強化對群眾來信辦理的監督。對在“陽光辦信”中違反《信訪條例》和相關規定的，來信人可向紀檢監察部門、政府效能投訴機構和信訪工作機構投訴反映（市監察局效能投訴中心電話為85911555），受理單位要在30個工作日內回復辦理情況，并向相關機關提出整改或處分建議。
市信訪局辦信部門負責人吁請來信群眾按照《信訪條例》有關規定，直接向市、區（市）、鎮（街道）等有權處理的部門和單位寫信反映問題；反映問題的來信應“一信一事”、“一信一投”，不要同時向多個部門或單位發信，避免交叉辦理、影響辦理效率。另外，我市已全面實行群眾來信“綠色郵政”制度，群眾寫給本市各級黨政機關和市直企事業單位及其負責人的來信，只要在信封右上角注明“人民來信”字樣，一律免貼郵票。(完)