近年來，根據WTO協定的市場開放進程，中國企業正在面臨著全球化競爭的嚴峻考驗，一貫處于觀念領先地位的外貿行業，成為了全球化競爭的一線戰場。而在這個信息化時代，用先進的信息技術武裝自己，則是取得勝利的必要條件。

就目前來看，外貿企業對信息管理系統的要求，不再滿足于早期的以外貿單證制作為主的數據收集和整理，而是需要更加完善的管理企業市場銷售服務的前臺解決方案。同時，從以產品為中心轉向以客戶為中心的企業戰略正逐漸被所有人認可，而這一戰略轉變的關鍵，是對于客戶資源的保持和爭奪——這也促進了外貿管理軟件的轉變和信息化管理思路的深刻變革。我門以上海分享網絡信息咨詢有限公司的“OK！CRM”軟件為例，來看外貿企業信息化的真正價值所在。

　　外貿行業有著跟其他行業不同的顯著特點:貿易性質的多樣化、產品結構多樣化、業務流程多樣化。也正因此，能夠有效“醫治”普通中小外貿企業，在業務運營中遇到的五大“病癥”的分享“OK！CRM”軟件，就顯得如此彌足珍貴了：

　　郵件失控癥

　　這無疑是外貿企業遇到的通病：大量來往郵件無法有效地整理和分析，詢價和報價的歷史信息沒有統一管理，僅靠一般的郵件接收系統，根本無法做到按客戶、聯系人甚至按項目、報價、合同、服務請求等分別歸檔，而由于外貿業務的特點，每天浩如煙海的郵件一旦失去有效管理，就會造成客戶資源流失、公司信譽受損、工作效率低下。

　　“治療”郵件失控癥，正是分享的“OK！CRM”外貿管理軟件的拿手好戲。這套軟件能將郵件系統，CRM還有業務流程緊密聯結在一起。首先，它把每封EMAIL詢盤轉變為客戶檔案，并自動歸類郵件，當客戶發來郵件時，系統自動將它放到相應的客戶文件夾內，實現客戶和郵件的統一管理，并自動記錄郵件詢盤在企業內部的分配和回復情況。同時還可在郵件中直接做報價單、樣品單，并關聯到客戶的歷史記錄，當你看一封郵件，隨時可以了解與其相關的業務往來情況和客戶背景資料。正是數據與業務處理流程的信息資料共享，解決了郵件管理和客戶資源把握以及跟進的問題。

　　客戶資料遺失癥

　　許多外貿企業大概都有這樣的病癥：通過展會、外貿推廣等方式，獲取的大量詢盤和客戶資料，往往由于缺乏有效和持續的跟蹤和挖掘，造成商業機會的流失。

　　分享的“OK！CRM”系統則根據客戶關系管理的原則為客戶分類，然后根據同一類型的客戶進行批量的關懷，如新產品的發布，展會告知和節日問候，這樣有利業務員有效跟進大批量的潛在客戶。第二，系統自動建立了這樣一種關聯——每個客戶都和其歷史聯系記錄、郵件記錄、報價單等歷史記錄關聯，點擊一個客戶就能夠看到與其有關的所有信息。通過這種方式，幫助業務員360度觀察每一個客戶的情況，并可以依據對重點客戶進行個性化的對待，這樣可以企業可以隨時對客戶進行分析、跟蹤，最終留住商業資源。

　　單據重復癥

　　對于傳統的外貿公司來說，業務人員每天將大量的時間用于處理單據上，而由于歷史數據不能方便地被業務人員檢索和調用，日常操作全部停留在手工階段，致使業務人員工作效率低下。

　　而分享“OK！CRM”系統，則將詢價、報價、樣品、訂單、采購、發貨、庫存、核銷單、信用證等外貿流程進行完全的信息化、模式化處理，而且每個程序都配有相應的審核流程。也就是說所有數據都是通過系統按照一定規則流轉下來，不需要每張單據都要人工輸入，實現輕松快捷的處理業務流程。這樣不僅可以使業務人員減輕負擔還可以把精力放在發展客戶關系上，為企業創造更多的利潤。同時業務上的所有歷史數據，都可以快速方便地查詢和調用。對于一系列的結匯單證和報關，進關單證的制作也都是通過系統自動生成，不僅效率高而且不易出錯

　　歷史數據丟失癥

　　對于企業來說，歷史沉淀下許多有用的銷售數據，能為產品開發和經營決策提供巨大幫助，而傳統外貿企業，由于對歷史數據缺乏系統的信息化管理，往往將這一巨大資源浪費。

　　分享“OK！CRM” 的報表模塊，能夠提供多種模式的信息歸類和分析，自動生成需要的相關數據，只需一個點擊既可匯總所有公司以往的經營業績，并且可以按照商業定律深層次的分析公司的銷售狀況。方便公司人員簡單而有效的分析數據和決策方向。同時也避免了公司人員把大量精力放在報表的匯總和制作上。

　　人員流失癥

　　讓很多企業頭疼的一個問題，就是人員流失造成客戶資源的流失、新員工接手原有工作相對緩慢、有用的銷售經驗不能有效的內部傳遞等等。

　　而在分享的“OK！CRM”系統里，所有的數據和操作流程都按角色權限來管理，有新的員工只要分配給他一個相應的角色 ，就能迅速的接受工作和原有的數據和流程，彼此間也可以通過權限共享來互相學習和交流工作經驗。

　　在目前外貿行業的激烈競爭下，外貿企業的信息化、專業化，能夠有效解決日常工作中的很多弊病，能夠真正把握和整理有效的客戶資源、優化業務流程，提升公司的統籌管理和風險規避。