檢察檔案,是檢察機關開展法律監督及相關工作的歷史記錄,是國家檔案的重要組成部分。推進檔案數字化建設,是構建智慧檢務體系中的重要一環,為切實提高檢察檔案科學化管理水平,需要積極探索新時代檔案管理模式,以實現檔案管理智能化數據化、檔案服務便捷化。
在深化司法體制改革的大背景下,盡管檢察檔案建設不斷加強,但實際工作開展中,傳統檢察檔案管理工作仍存在一些問題。一是檔案查詢流程繁瑣,如涉及招錄、選任事宜的違法犯罪記錄查詢工作量往往較大,需要人工翻閱卷宗逐個核對基本信息,工作效率較低;二是卷宗封面、目錄填寫不規范,影響檔案歸檔和再利用效率;三是實體檔案裝訂不規范,裝訂順序不符合要求等,不利于檔案入庫和定位;四是紙質檔案因工作需要經常翻閱,會造成一定程度的磨損,不利于檔案長久保存;五是隨著認罪認罰同步錄音錄像工作的全面開展,影像檔案數量將會大大增加,也對檢察信息資源的分類管理提出了更高要求。
面對檢察檔案管理中存在的問題和難點,筆者認為,需要明確檔案數字化建設的主要目標,從加強組織領導、克服項目經費短缺及無借鑒經驗等困難、注重項目推動和強化人才保障等多方面入手,確立數字化檔案工作新目標。一是管理電子化,通過信息化技術,集成管理檢察電子檔案的全流程;二是流程規范化,建立規范的管理流程體系,以滿足檢察檔案管理過程中歸檔、利用等需求;三是分類專業化,根據檢察檔案卷宗屬性及實際情況,進行檔案屬性的配置和分類;四是借還標準化,構建檢察院檔案借還管理體系,讓檔案文件的利用更加規范、有序;五是調卷簡便化,上級檢察機關可以通過配備權限調取數據庫信息,調取卷宗更加方便快捷,實現檔案信息資源的共享。
當檔案數字化建成和使用后,后續如何有效加強數字化檔案管理也是一個不容忽視的問題。在實施檔案數字化管理過程中,必須注意把握好以下幾個環節:
(一)規范檔案數字化成果管理。一是檔案數字化工作中要做好交接手續,嚴格清點相關文件資料,確保不丟件、不錯件。對加工完成的數字化檔案資料要認真整理,登記后及時存入專用存儲設備中。二是存儲數字化檔案的信息存儲設備、系統要建立完善的后臺管理機制,相關數字化資料的查閱、復制、打印等操作要有記錄,做到“有據可查”。尤其是對于存儲涉密數字化檔案資料的存儲設備要專機專用,定期檢查,調取使用數據,要嚴格履行審批流程,確保數據安全。三是要加強對數字檔案的安全防護,嚴格區分數字檔案涉密與非密,并定期進行檢查。同時,按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等有關制度,做好相關數字檔案的備份工作。
(二)加強檢察檔案文化建設和隊伍建設。依托檔案數字化建設這個“硬實力”,提升檔案文化“軟實力”。檢察文化建設過程中很大程度上借力于檢察檔案資料。要整合檔案資源建設,拓展檔案室的文化功能,讓其不僅僅是儲藏室,而要成為傳播地方檢察文化、弘揚新時代特色檢察文化的主陣地。同時,也要加強檢察檔案隊伍建設,除配備專職檔案員外,各業務科室設置兼職檔案員,凝聚合力,增加檢察檔案工作的參與率和貢獻度。加大對檔案人員的培訓力度,對外積極選送檔案人員參加上級檢察機關和本地組織的檔案學習培訓,學習電子文件管理知識,提高電子文件管理意識,盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作,努力提高電子文件管理水平,不斷增強檔案員的檔案意識和操作技能,確保各項工作任務有效落實。對內積極開展本院檔案知識培訓,重點學習檔案法、保密法、檔案室建設標準等,力求提升檔案管理軟實力。
(三)紙質與電子互補,增強檔案原件保護。將紙質檔案轉變為數字化電子檔案后,檔案的使用更加安全,尤其對歷史久遠的檔案材料,數字化處理后無疑是對其更好的保護,然而,紙質檔案在數字化時代下仍具有它獨特的作用和意義。首先,紙質實體檔案具有更高的真實性和更強的生命力。檔案的生命力體現在兩個方面,一是法律憑證,二是原始證據。較電子檔案相比,紙質檔案具有更高的真實性和法律效力。電子檔案存儲、傳輸和利用的安全性受制于計算機軟硬件系統,容易受到病毒和黑客的襲擊,而紙質檔案本身具有很好的穩定性,且具有良好的安全管理模式和經驗。此外,如果電子檔案的安全性受到侵害,紙質檔案則可以提供穩定的安全保障。其次,紙質實體檔案的信息保存和利用具有長久性。在檔案數字化管理的過程中,要認識到紙質檔案管理的重要性,明白其真實可靠性以及穩定性是電子檔案所不能替代的。雖然檔案的數字化管理提高了電子檔案的利用率,但是在信息化轉變的過程中,要充分發揮電子檔案以及紙質檔案各自優勢,實現二者互補,確保檔案利用得到最佳效果。
面對檢察工作的新形勢、新任務、新要求,檔案數字化建設是適應信息化時代趨勢、滿足人民群眾新期待的重要舉措,檢察機關應不斷完善和規范檔案數字化建設管理工作,真正實現對檔案信息的數字化存儲和智能化管理,助力數字化時代檢務管理更上層樓,為更好服務檢察工作順利開展提供強有力支撐。
(作者為內蒙古自治區阿榮旗人民檢察院檢察長)