走完電子版,再報紙質版:基層推行“無紙化辦公”導致工作量翻倍?
來源:半月談雜志 更新時間:2021-08-19

走完電子版,再報紙質版:基層推行“無紙化辦公”導致工作量翻倍?


近段時間紙張價格上漲,無紙化辦公再次引發關注。半月談記者調研發現,無紙化辦公看上去很美,但實際推行中卻常陷入不好用、不管用的尷尬。紙質版、電子版“兩條腿走路”,線上線下雙辦公的現象,不僅有違原來節約成本、提高效率的初衷,有時還導致基層工作量翻倍。
紙質版要送,系統也得報
早在2013年,中央印發《黨政機關厲行節約反對浪費條例》,要求積極利用信息化手段,推行無紙化辦公,減少一次性辦公用品消耗。
中部某鄉鎮一名黨政辦工作人員介紹,當地無紙化辦公主要通過3個渠道:一個是傳統的微信、QQ、商用郵箱;二是依靠電子政務外網,可用來開線上會議、為村民提供服務;三是專門的電子公文傳輸系統。
“與其說節約了紙張,不如說原本縣里或上級打印的那一部分開銷現在轉移到鄉鎮頭上。”該工作人員表示,一是因為文件線上傳來后,他們還得自行下載打印,供領導班子簽閱;二是許多業務需簽字蓋章審批,但鄉鎮基本還沒有可驗證的、可信的電子簽名和電子印章,電子檔沒辦法簽字蓋章。
西部某鄉鎮黨政辦的一名負責人對此也深有感觸。“紙質版要送,郵箱要發,辦公系統也得報,中間稍微有變動,又得全部重來,有時一箱紙一天就沒了。”他說,許多時候明明電子檔已經蓋章掃描上傳系統,但相關部門還得要紙質版。報送材料一次次反復打印修改,提倡的無紙化辦公沒法真正實現,事實就是增添更多的麻煩,該怎么報的文還是怎么報,該送的紙質版還是得送。
為何形成“兩張皮”
打印機吞吐紙張的聲音依然在耳畔,垃圾桶里的廢紙仍舊在眼前,無紙化辦公的效果并未立竿見影,諸多因素影響著理想狀態的實現。
——傳統習慣難改,學習接受需要過程。“電子辦公系統必須專門培訓,而且得具備基本的操作技能。”部分鄉鎮干部提出,傳統的紙質文件目前來看效果更好。一是許多村干部不會弄,比如要設置專門IP號段,有的要更新殺毒軟件、打開防火墻;二是有些材料要給老百姓,他們拿到紙質的才放心。
——業務流程使然,存檔備案最好紙質。中部某省一名市局干部告訴半月談記者,需要領導簽字、各科室單位蓋章的文件,仍然需要打印出來落實處理,紙質簽批有時還能從筆跡等留痕看出領導字面意見之外的其他想法。不少基層干部有類似的看法:“電子文件在保密、安全性上更有挑戰,在真實性和權威性上不如紙質實體文件。”“紙質檔能保存更久、方便查閱,現在鄉鎮電腦做不到數據備份。”
——考核迎檢必備,臺賬少了會挨批評。中部某省直機關的一名工作人員說,各級督查、檢查很少會查電子資料,為落實責任和隨時迎檢,單位準備的也基本都是紙質材料。而且一眼就能看出紙質材料頁數的厚薄,要是準備少了,還可能會被說是工作不力。
不少基層干部也說,考核組來檢查時,總不能端著手機或電腦給領導看,顯得不嚴肅,所以這些臺賬資料仍會根據檢查所需打印多份。而且最怕考核督查時,不同時間領導來考察類似項目,為加上最新數據,他們可能就要把相關材料重做一遍。
——軟件層出不窮,部分功能“雞肋”無用。半月談記者從一些政企事業單位了解到,除了內部OA,各級各部門往往還委托外面公司開發了眾多的電子辦公軟件,但在后期運維更新、安全防護上難以為繼。
一些在黨政機關辦公室工作的干部反映,電子公文只能在特定的設備上、利用特定的系統進行處理,不同單位的系統、文件類型、文書格式可能不兼容、不互通。一些辦公軟件整體設計比較粗糙,問題頻出,對使用者十分不友好,有些平臺只具備單一功能,用起來十分不方便。
完善配套機制
一個單位、機構要高水平運轉,離不開信息化。受訪人士認為,無紙化辦公提出了多年,有成效也有問題,但這是一個大趨勢,不能因為困難停下腳步,而是要讓整個辦公流程更加便捷高效、低碳環保。
——制度要跟上。“歸根結底是觀念問題而非技術問題。”一名省直機關的干部認為,電子簽名、印章,留痕追溯、責任劃分,完全可以通過區塊鏈技術來解決。半月談記者采訪中也發現,有的地方雖然倡導無紙化,但碰上報銷等情況,電子發票無法作為憑證。對此,基層干部群眾建議,應鼓勵各省級層面先行先試、大膽創新,評估無紙化辦公帶來的業務流程重塑,進一步完善配套的體制機制。
——數據要打通。近期,貴州上線了一款公務人員移動辦公平臺。貴州省政府辦公廳副主任李先進表示,該平臺打破了數據壁壘,將公文簽批、文件傳閱、業務處理、工作督辦從桌面向指尖延伸,節約了紙張,降低了交通等成本消耗。相關干部建議,無紙化辦公的深入推進離不開消除“數據孤島”,唯此才能真正搭建互聯共享、協同辦公的大平臺,實現規范化運轉和全流程可管可控。
——模式要科學。西部某市一名領導告訴半月談記者,可持續運維、可迭代升級是打造無紙化辦公系統的一個關鍵,千萬不能弄成“交鑰匙工程”,建了以后幾年沒辦法運維,沒辦法迭代,就會成為爛尾工程。
“黨政機關政務信息系統建設應當統籌規劃,統一組織實施,防止重復建設。”一些從事電子政務工作的干部說,各地推行無紙化辦公,需要重點考慮成本投入以及實用性、安全性,建議在系統開發時留下接口,如果部門、地方還有自己的個性化需求,完全可以搭建在這個統一的平臺上。(記者 向定杰  熊家林  張格)



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