高校檔案信息化再出發高校檔案信息化再出發
來源:電子政務網 更新時間:2021-07-02

目錄

★信息化是高校檔案工作核心

★“再”信息化的數據思維

★“全”信息化的延展思維

★“真”信息化的用戶思維

★高校檔案管理系統再升級

信息化是高校檔案工作核心

※總原則:以治理為導向,立足基礎,雙輪(信息化與文化)驅動,多維保障。

★在高校檔案工作體系中,檔案信息化是核心層之一。

★新《檔案法》中對檔案信息化內容作了規定,

指明了檔案管理現代化新路徑,推動了檔案信息化建設再出發。

▲加強檔案信息化建設

各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃,保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。

檔案館和機關、團體、企事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設,并采取措施保障檔案信息安全。

▲明確電子檔案法律效應

電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。

電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。

▲推進電子檔案系統建設

機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設,與辦公自動化系統、業務系統等互相銜接。

▲電子檔案移交、接收與長期保存

電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質想檔案館移交。

檔案館應當對接受的電子檔案進行檢測,確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。

檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份報關。

▲鼓勵傳統檔案載體數字化

國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化。

已經事先數字化的,應當對檔案原件妥善保管。

▲推動數字資源共享利用

檔案館負責檔案數字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設數字檔案館。

國家推進檔案資源共享服務平臺建設,推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。

伴隨新一代信息技術疊新發展,高校檔案信息化建設也需要進入一個“再出發”的過程。

結合高校檔案信息化發展實際,我們認為應從歷史現狀、現實特點和服務用戶三個視角向更具“深度”、“廣度”和“溫度”的方向發展,推進高校檔案信息化的存量“再”信息化、增量“全”信息化和面向用戶“真”信息化的進程。

“再”信息化的數據思維

高校檔案信息化20年的發展,成果相當豐碩,特別是以館藏檔案數字化成果為主體的檔案數字資源體系基本形成。

而如何利用數據技術對已數字化的檔案內容進行分析、整合、提取,是高校檔案部門接下來要考慮的重點,同時也成為檔案學界關注的熱點。

從數字化到數據化

【參考觀點】大數據的概念不在于存儲或存檔的數據、文檔或記錄的數量,而在于如何使用它們。即大數據的大,不僅僅是指數據容量的大,更是數據獲取、整合和分析的范圍和程度的大。

這就意味著:不僅僅是描述這些記錄,還要通過識別和標記重要信息來豐富其語義。將有價值記錄或標記可以連接到其他開放數據資源。

要實現檔案數字化到數據化的轉型,要從面向目錄信息管理檔案的粗粒度管理,到面向計算機信息系統管理檔案頁面的中粒度管理,再到面向字符管理檔案內容信息的細粒度管理,在重視存儲或存檔的文檔或記錄的數量的同時,更應關注如何識別、抽取、使用與分析這些資源,從而構建檔案數據化資源庫,可以通過一定的技術手段實現。

【參考】基于OCR技術生成可編輯的文本層,方便內容獲取;以只讀方式留存圖片層,防止檔案被惡意篡改,確保檔案存儲和查閱的一致性 。

OCR成果第一階段是應用系統實現全文檢索,提高檔案信息檢索效率;第二階段可發揮OCR成果提取的歸檔信息和公文要素的作用,輔助開展檔案自動著錄、 目錄質量核查,以及紙質檔案數字復制件掛接準確性核查等業務工作;第三階段結合數據挖掘技術開展數據分析、知識管理、詞庫建設等工作。

新方向:檔案內容信息的自動提取8


軟件著作權參考:ITRC人臉識別軟件V1.0,著作權人為上海市信息技術研究中心。登記號:2018SR081178

“全”信息化的延展思維

檔案信息化永遠沒有盡頭。結合高校工作場景,高校檔案信息化主要可以從以下三個方向來延展:

其一,全面管理。以原生電子文件(如校務事項、電子公文、網頁文件等)歸檔為方向,但要解決“歸什么”、“在哪歸”、“歸哪里”、“怎么歸”、“怎么用”和“歸得好”等問題,做好校園網相關辦事事項電子化歸檔工作,實現多樣化檔案信息數據集的有效管理;

其二,全面協同。從檔案本身至檔案環境和用戶行為再到檔案館組織工作自身全面推進信息化,實現檔案部門各項業務的信息化協同;

其三,彌補短板。我們發現各高校檔案部門聲像檔案信息化還是一個短板,為此要在后期信息化發展中以聲像數字資源再加工和深挖掘為方向,提升影像檔案信息化的水平和質量。

照片檔案智能檢索:隨著各類照片采集設備的普及,照片檔案的數量快速增長。照片檔案檢索有助于對照片檔案進行統一管理、展示以及利用。

照片檔案智能審核與標簽:十八大以來,隨著反腐力度的空前加大,問題人物和不宜公開播出的問題信息越來越多。為確保照片檔案利用安全,應規避不宜公開播出的視音頻資料。

快速查找類似的音視頻檔案資料


引自:Jiang et al., A Fast Video Event Recognition System and Its Application to Video Search. ACM international conference on Multimedia, 2012.

要注意檔案部門角色定位(相關部門電子文件歸檔和電子檔案管理的職責與分工)

檔案部門:負責制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度,提出業務系統電子文件歸檔功能要求,負責電子檔案管理系統的建設與應用培訓;負責指導電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應歸檔電子文件;負責電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項工作。

電子文件形成或辦理部門:負責電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作。

信息化部門:負責依據標準建設業務系統電子文件歸檔功能,參與電子檔案管理系統建設,為電子檔案管理提供信息化支持。

保密部門:負責監督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。

“真”信息化的用戶思維

信息化最終的目的是服務于用戶。過去高校檔案信息化的重點多基于檔案機構自身,著眼點多集中于檔案實體的“收、管、存”,而非完全基于檔案信息的“用”。基于檔案信息的“用”,可以幫助利用者找到所需的檔案信息的同時,探尋各個檔案文件間的關聯,增強檔案信息利用的效益;借助數據化檔案資源,可以構建基于專家經驗、知識庫和機器學習等技術的檔案信息檢索、分析工具集供用戶利用。

另外,后疫情時代,為用戶提供遠程利用的需求大大提高,這是體現有“溫度”的服務。

知識圖譜與專題數據庫:信息化之“真”更注重挖掘、可供利用與計算分析的關聯檔案數據。如以高校科技名人檔案資源開發為例,我們可以在對名人檔案進行相關智能著錄的基礎上,結合命名實體識別和關系抽取技術,創建各類名人檔案知識圖譜,輔助編研人員編寫名人大事年表以及匯編資料長編等。


在檔案知識圖譜基礎上,結合著錄信息,更好地完成各類專題匯編。


高校檔案管理系統再升級

新架構:

安裝、擴容簡單易管理、系統維護、升級簡便

新界面:

界面友好,使用方便、適合不同終端設備使用

新功能:

智能檔案數字化、聲像檔案內容解析

新交互方式:

拖拽操作等人機交互、郵件信息提醒歸還檔案


《南大之星》改版《南大智星》

檔案管理系統

南京大學檔案館為了適應數字化校園建設新要求,去年啟動了產學研合作項目,由南京大學檔案館、信息管理學院、公司等共同開發及推廣新一代檔案管理系統,以智能化應用為方向覆蓋各類管理功能,實現電子文件歸檔與電子檔案智能管理,以大數據存儲為基礎實現檔案電子化、數據化。

通過引入光學文字識別OCR、自然語言處理、電子檔案及文本信息提取、自動著錄、以圖搜圖、場景文字識別、跨年齡人臉識別、多模態檢索、知識圖譜、AI客服等智能技術,提供檔案智能管理、智能服務的智慧檔案管理系統——“南大智星”。

對于日漸激增的非結構化數據和日漸成熟的數據智能技術,不能仍只停留在檔案數據感知層面,即檔案信息化并非是一個技術平臺,其還應立足高校檔案用戶場景以及融合高校檔案數據認知的規則。

基于此,有必要打通高校“傳統”檔案工作者與“智能”檔案工作者(即智能技術從業人員)合作可能性,共同創新檔案智能應用的廣度和深度,把檔案業務、檔案數據及人工智能技術真正融合在一起以發現數智時代的高校檔案管理規律,真正為高校檔案用戶創造檔案信息化的價值。

南大檔案館正在組成產學研檔案信息化研究創新團隊,在信息化建設過程中,努力實現檔案的“再信息化”“全信息化”和“真信息化”的到來。



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