淺談電子商務環境下的整合財務會計
來源:IT168 更新時間:2012-04-13

  電子商務環境下的整合財務會計,是一種基于網絡計算技術,以整合為出發點和基本目標的一體化財務會計模式。本文適應當今電子商務的迅猛發展的形勢,在分析了電子商務與財務會計的發展現狀之后,重點從整合財務會計的優勢功能、實施的必要條件以及安全問題等幾個方面分別論述和研究,提出財務會計的整合理念及其發展框架。

  電子商務與財務會計的發展現狀
 
   隨著電子商務的迅猛發展,不能適應電子商務環境的財務會計,就難以為企業的管理決策提供全方位的服務。

  從財務會計記賬方式的發展來看,經歷四個階段方式:

  1.傳統的手工記賬階段。即利用紙筆記賬,手工填制記賬憑證,并記入日記賬、明細賬和總賬,手工匯總填制財務報表。這種方式簡便易行,但工作量大,效率低,已經不能滿足大中企業高效精確的管理要求。

  2.半電子化記賬階段。即利用計算機財務軟件,建立賬套,錄入記賬憑證,計算機軟件自動記入日記賬、明細賬、總賬,并可以自動生成財務報表。這種方式已經大大降低了會計人員的工作量,提高了效率,并有效減少了手工記錄和計算錯誤的發生。但是這種軟件僅適用于企業內部的財務會計部門,無法通過計算機與其他部門互通信息。

  3.電子化記賬階段。即利用管理型財務軟件,除了財務部門內部的憑證、賬簿、報表電子化生成之外,其他部門如:采購、銷售、庫存保管、生產等部門的各種采購單、入庫單、生產領料單、發票(需附有稅務章的正規發票)等企業內部自制原始憑證單據都可以通過計算機軟件生成,并傳遞給財務部門,實現企業內部財務會計的一體化管理。

  4.網絡記賬階段。進入這一階段,正式目前在電子商務環境下,適應越來越多集團企業與跨國公司的要求,實現集團內部各企業間的財務會計一體化管理,并與集團外部有效聯絡。眾多的文獻都提出了“網絡財務”、“電子商務財務”的概念,綜合文獻分析及電子商務的根本屬性,本文作者提出用“整合”的理念來囊括電子商務環境下財務會計的內涵,即“電子商務環境下的整合財務會計”。

  整合財務會計是基于網絡計算技術,以整合實現企業電子商務為目標,能夠提供互聯網環境下財務管理模式、財會工作方式及其各項功能,從而能夠進一步實現管理的數字化,并最終實現數字化管理信息的財務管理系統。

  整合財務會計的優勢功能

  1、財務會計空間整合一體化——遠程處理、集中管理

  在互聯網之前,對異地機構的財務管理由于受傳統方式的空間局限,技術操作難,管理成本高。在電子商務環境下,企業的各項事務在空間上可以進行遠程處理,對企業實行集中管理,這種模式對于整合整個企業的運作狀況和財務資源,全面提高企業的競爭力是非常重要的。集團型企業通過整合財務會計可以對其分支機構實現集中記賬和資金調配,下屬機構可以成為集團的一個財務報賬單位,這樣還節減了基層財會人員和會計費用支出。基于互聯網的整合財務會計突破了空間局限,使物理距離變成了鼠標距離,使得管理能力能夠延伸到全球任何一個結點。

  整合財務會計能夠遠程報賬、遠程報表、遠程查帳、遠程審計,大大強化主管單位對下屬機構的財務監控,實現了“大企業化小”的管理思想。

  2、財務會計時間整合一體化——實時控制、在線管理

  整合財務會計在時間上使得會計核算從事后達到實時控制,財務管理從靜態走向動態管理,顯著突破了速度問題。整合財務會計的會計核算實現了實時控制,從事后的靜態核算達到事中的動態核算,能夠即時產生各種反映企業經營和資金狀況的動態財務報表和財務報告,年報、季報、月報和日報都可以即時生成,極大地豐富會計信息內容并提高會計信息的時間價值。

  電子商務環境下的整合財務會計基于動態會計信息,使企業領導和財務主管能夠及時對企業的經營情況做出反應,通過各種經營指令和財務指令,來部署經營活動和作出財務安排,如:在線資金調度、異地轉賬、在線證券投資、在線外匯買賣等。整合財務會計利用工作流使各種財務審批全部在網上進行在線管理,并通過網上教育進行財會人員的新業務和新知識的培訓。

  3、財務與業務協同一體化——遠程處理、動態核算

  財務與業務的協同在財務會計發展的電子化階段(即管理型財務軟件)得到一定的解決,但仍存在諸多協同問題。對于那些下屬機構多又很復雜且行業多種多樣的集團型企業,如何實現財務和業務的真正協同仍然困擾著企業界、會計界和財政主管部門。

    整合財務會計作為企業電子商務的重要組成部分,所具有的遠程處理功能和動態信息核算功能,使得財務與業務的協同有了根本的改觀,如:與集團內部企業的協同、與供應鏈的協同和與社會部門的協同。其中,與集團內部企業的協同,包括網上采購、網上銷售、網上服務、網上結算、網上支付等;與供應鏈的協同,包括網上要約、網上承諾、網上催帳等;與社會部門的協同,包括網上報稅、網上銀行、網上報關、網上保險等。

實現整合財務會計的必要條件

    為了使企業更好地適應電子商務發展的需要,構建整合財務會計,應當具備以下幾個必要條件:

    1、企業的每個業務環節必須實施網絡化作業

    企業信息化管理以財務為切入點,要實現整合財務會計,前提是企業其他部門都必須進行網絡化作業,各部門、各環節的實時信息都能通過網絡傳給財務部門,由財務部門統一核算管理[1]。否則,整合財務系統就成了無源之水,難以實現真正意義的整合財務會計。

    2、精干的財務機構

    整合財務會計是通過網絡對企業各部門、各環節進行全面細致的財務管理,將企業整合成一個密不可分的整體。因此,財務會計工作的流程適應網絡的要求應該高效、便捷、連貫、穩定,省去許多繁瑣的多級審批簽字手續;財務人員也必須精干,素質高,知識能力全面。

    3、管理觀念的改變和員工素質的提高

    實施整合財務會計最大的阻力來自固有觀念和習慣作法[2],企業管理必須有面對挑戰的勇氣和決心。整合財務會計的實施,使企業的整個運作過程變得透明,避免了暗箱操作,使每個人的責任更加明確。

    實施新興的整合財務會計,企業要能夠接受多種新的管理思想,如“企業再造工程”的思想,重新設計管理業務流程;“學習型組織”的思想,讓企業進行自我調整和改造,以適應變化的環境,求得有效的生存和發展。在企業管理方面,企業會更注重職工的培訓和學習,提高員工的素質,以協調職工的整體行動。

    4、強有力的安全保護措施

    整合財務會計使原來單一會計電算化系統中的會計哦信息變成一個開放的大陸,而會計業務的特點又要求其中許多數據對外保密,因此,安全問題非常重要。目前,我國的CA系統是電子商務安全認證的成功嘗試。

  整合財務會計的安全問題

    整合財務會計下的會計信息既要開放,又要保密,這使得安全問題成為整合財務會計的重要保證之一。

  1、 電子化原始憑證的安全確認

    作為填制記賬憑證依據的原始憑證,必須經過審核簽字。在電子商務的環境之下,原始憑證的審核簽字,與記賬憑證的填制,很可能異地進行,這便要求后者必須對前者的審核簽字的有效性加以確定。

    目前已經采用動態簽名鑒別技術來完成這一工作。所謂動態簽名,是指使用電子手寫簽名所形成的數據,包括隨時間變化的筆的二維運動位置及筆尖的壓力的數據。記賬憑證生成模塊通過系統對簽字的圖形描述,進而確定被簽原始憑證內容的真實性。

    2、電子化記賬憑證的安全自動生成

    整合財務會計如何根據網絡上已經審核簽字的原始憑證,自動生成記賬憑證。即能夠由系統直接根據每一筆經濟業務的性質,自動確定其應記的借貸方科目(直至明細科目)及其金額。這一過程的完成有待于專家系統的支持,有待于模仿人腦右半球的快速模式識別功能的支持,這是今后的研究方向。

    3、會計憑證與財務報告的網絡安全傳遞

    電子商務要求企業網與因特網連接,將會計信息送上網絡,那末網上會計信息的安全保障應當從企業的外部和內部雙管齊下。

    在企業內部,必須設置防火墻、建立虛擬專網(VPN設備)、安裝信息網關和安全路由器、設計授權和身份認證系統、施行信息加密(如會計信息傳遞過程中同時采用簽名密鑰對和加密密鑰對)、提供系統日志審計工具和安全性分析工具、加強安全監測預警系統的實時監測等安全措施。同時,設計出一個企業動態自適應安全模型,實時監測,隨時測評,并提供準確的網絡安全審計報告。

    在企業外部,我國正在建立的電子商務權威認證中心CA,它通過自身的注冊審核體系,核實證書申請用戶的身份和各項信息,使用戶屬性的客觀真實性與證書的真實性一致。企業通過購銷雙方共同信賴的第三方機構(CA)作為中介,鑒別各種單據,判定往來客戶的付款能力等,實現信息的安全傳遞,這是企業在電子商務環境下開展財務會計工作、取得可靠信息的重要保障。

    當然,對整合財務會計系統在安全傳遞信息方面的技術提高,還有待于在實踐中進一步探索。

  整合財務會計的發展展望

    整合財務會計是電子商務的重要組成部分。網絡計算是互聯網、電子商務、整合財務的核心動力,是整合財務會計借以實現各項功能的技術基礎。整合財務會計必須提供從財務上整合實現企業電子商務和數字化管理的各項功能。 

    隨著互聯網的進一步普及,財務處理方式和財務軟件的提供方式也將發生改變。而整合財務會計適應電子商務的發展要求,以整合實現企業電子商務為目標,能夠提供互聯網電子商務環境下財務管理模式、財會工作方式及其各項功能,從而能夠進一步實現管理的數字化,并最終實現數字化管理信息的財務管理系統。整合財務會計將在互聯網促進企業國際化、全球經濟一體化,以及新的經濟形態的形成即知識經濟、網絡經濟的過程中發揮出難以估量的作用。



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