解讀電子商務檔案管理智能化趨勢
來源:e-works 更新時間:2013-03-21

 
摘要:隨著電子商務時代的來臨,智能化的電子商務檔案管理是目前電子商務檔案管理的必然趨勢。對電子商務檔案管理的智能化需求主要體現在電子商務檔案的存儲智能化、檢索智能化、應用的智能化。

關鍵字:電子商務 檔案信息化


電子商務智能化是指利用數據倉庫、數據挖掘技術對客戶數據進行系統地儲存和管理,并通過各種數據統計分析工具對客戶數據進行分析,提供各種分析報告,如客戶價值評價、客戶滿意度評價、服務質量評價、營銷效果評價、未來市場需求等。為企業的各種經營活動提供決策信息。電子商務檔案是電子商務活動過程中各經濟主體直接形成的具有保存價值的各種形式的原始記錄。隨著電子商務時代的來臨,眾多的電子商務活動將產生包括電子郵件、電子簽名、電子合同、支付賬單、交易記錄、產品資料等大量的有別于紙質文件的數字文件。同時企業在信息化管理、生產和科技活動中也會形成越來越多的存儲在硬盤、光盤、網絡硬盤、移動硬盤等存儲介質上的電子文件。面對如此眾多的商務檔案既需要對其進行收集、歸檔,使之條理化、系統化、科學化,同時又要確保電子商務檔案的完整性、有效性、真實性與安全性。因此,智能化的電子商務檔案管理是目前電子商務檔案管理的必然趨勢。

1 電子商務檔案的特點

1.1 虛擬性

與其他檔案存在形式相比,電子商務檔案具有明顯的虛擬性特征。首先,電子商務行為本身發生在虛擬的網絡傳輸空間。其次,電子商務活動各環節產生的交易信息和記錄具有虛擬性。例如,根據電子商務的交易內容,它一方面涵蓋了通過網絡實現的原材料的查詢、采購、產品的展示、定購到發貨、儲運等一系列以實物商品為內容的貿易活動。另一方面,電子商務還包括網上商品信息的提供。其三,包括各種計算機軟件,娛樂節目的聯機定購,聯機數據庫的查詢,網上信息咨詢服務等。其四,提供支付手段的是電子銀行和其他金融服務,毫無疑問這些商務活動所產生的檔案文本都具有顯著的虛擬性特征。

1.2 復雜性

電子商務檔案通過數字信息存儲在存儲介質上,人們用肉眼無法直接識別,更無法直接進行手工操作管理,只有借助于計算機系統才能進行解碼,才能轉化成人眼可以識別的記錄。同時,隨著計算機技術的發展,存儲在各種介質上的電子商務檔案信息的信息格式、規范、傳輸協議、鏈接方式、存儲形式不盡相同,這就客觀上造成了電子商務檔案信息的復雜性。

1.3 集成性

相對于紙質檔案信息的單一性來講電子商務檔案信息無疑具有集成性的特征。現存的電子商務檔案信息不但是文字或數字信息,而且可以很方便地將圖像信息、音頻信號、視頻圖像等不同媒體形式的信息記錄在同一份文件上。使其達到聲像并茂,真實地記錄商務活動的各個環節。

由此可見,對電子商務檔案的管理應針對其特點,在檔案的歸檔、保存、利用方面盡量提高其智能化程度,以符合時代的智能化需求。

2 電子商務檔案信息存儲的智能化趨勢

電子商務檔案依存于計算機的存儲系統,電子商務檔案存儲的智能化需求需由計算機系統的軟件和硬件兩部分來完成。所謂“智能存儲”,是指將計算機的部分運算和控制功能下放到存儲設備本身,使存儲設備除完成數據存儲功能外,還能完成一定的運算和控制功能,使得存儲系統本身即可進行存儲管理,也就是說,“智能存儲”使得計算機存儲系統本身具備一定的智能特征。這些智能特征主要包括智能系統本身可以運行智能存儲管理軟件,支持主流的多種操作系統和文件系統,實現存儲資源的虛擬化、實現智能存儲設備之間的消息通信、讀寫控制、備份、容錯、負載均衡、安全管理等。“智能存儲”的實現需要由智能化的存儲管理系統完成,同時也還需要對存儲設備的智能化改造。

智能化的存儲設備可以分為存儲接口級別與網絡存儲級別。存儲接口級別有:SCSI、SAS、SATA、FC接口的磁盤機、磁帶機、磁盤陣列等設備。網絡存儲級別則有:光纖交換機、NAS、SAN等存儲設備。對于用戶來說,各智能存儲設備具有動態擴展,能力、高可用性設計、智能存儲控制器等特點。當然智能化的存儲設備只是具有了智能存儲的物理環境。但要將這些特點實現在應用、數據級的層面上,還必須具備新型的存儲管理軟件才能滿足要求,才能真正實現透明的智能存儲。智能化的存儲管理系統通常能夠實現對存儲資源的“透明”式訪問,同時還要完成對存儲資源的虛擬化和統一管理、分級存儲管理、數據備份、數據保護、存儲訪問安全控制、存儲設備安全預警和數據主動遷移等主要功能。智能存儲為未來存儲的發展指明了一個新的方向——存儲與管理相結合。因為存儲只有和管理相結合才能確保數據能夠被應用系統訪問和使用,才能確保數據符合應用系統所使用的格式,并確保數據能夠在系統出現故障時迅速恢復。

對電子商務檔案管理而言,智能存儲技術將帶給他們明濕的收益,反映最突出的是存儲系統的高可用性和高可靠性。在高可崩性和高可靠性方面,智能存儲管理技術不但可以監控到存儲系統中的具體情況,比如讀取數據、寫人數據、磁盤的利用率等具體細節,而且可以通過對存儲系統的具體運行情況的監控,能夠及時發現存儲系統已有的故障和潛在故障,從而啟動相應的應急處理策略來保證存儲數據的安全和存儲系統的持續運行。另外,由于智能存儲技術在存儲系統管理中的應用,如:在存儲系統的升級,建立和分配虛擬磁盤、擴充存儲容量等方面都要比以前容易實現得多,它更使得存儲系統的管理變得輕松簡單,充分顯現了智能化的優點,所以它使得存儲系統具備了相當的“智能”特征。總之,智能存儲技術的發展將會促使進計算機整機系統“智能”化水平的進一步提升,從而提升電子商務檔案的存儲智能化水平。

3 電子商務檔案信息檢索的智能化趨勢

電子商務檔案信息智能化檢索是歷史發展的必然結果。隨著計算機智能技術的發展,尤其是圖情信息智能檢索的最新成果,為電子商務檔案信息檢索的智能化發展注人了新的活力。電子商務檔案信息存儲形式多種多樣,既有一般固定長度的信息,也有非固定長度的信息,既有用文字、數字表達的信息,也有用圖形、圖像、聲音表達的信息、既有加密信息,也有不加密的信息,既有存儲于本地存儲設備上的信息,也有存儲于異地設備甚至“存儲云”上的信息。因此,對電子商務檔案信息的智能檢索意義重大。所謂“智能檢索”,就是以文獻和檢索詞的相關度為基礎,綜合考查文獻的重要性等指標,對檢索結果進行排序,以提供更高的檢索效率。智能檢索的結果排序同時考慮相關性和重要性,相關性采用各字段加權混合索引,相關性分析更準確,重要性指通過對文獻來源權威性分析和引用關系分析等實現對文獻質量的評價,這樣的結果排序更加準確,更能將與用戶愿望最相關的文獻排到最前面,提高檢索效率。由此可見,在電子商務飛速發展的今天,電子商務活動的全球化特征越來越顯著,頻繁的商務活動遍布世界的每一個角落,由此產生的電子商務檔案信息越來越具有商務活動全球性、信息管理系統分布性、交易語言復雜性、交易方式多樣性等特點。因此,傳統檔案信息檢索工具已經不能滿足用戶的需求,智能檢索工具的開發和使用必然成為信息時代用戶暢游信息海洋的必然選擇。

同時,科技的進步,人工智能技術的發展,超大型計算機的使用也為電子商務檔案信息檢索智能化發展提供了技術支撐。未來電子商務檔案智能化的發展將借助于人工智能技術的最新成果而更加人性化。將人工智能領域中的計算推理等思維活動滲透到檔案管理的智能化應用中,利用人工智能的研究成果開展基于模式識別、物景分析的圖形圖像檢索系統,滿足用戶對圖形圖像檔案信息的檢索需求,利用人工智能關于聯想記憶模擬、自動定理證明、專家系統、自然語言處理等基礎理論開展電子商務的自動談判系統、跨越語言障礙的檔案信息搜索工具,滿足電子商務國際化的需求。例如:模式識別可用于基于圖像的檢索,而電子商務活動的基礎就是建立在對圖形、圖像的選擇上,交易雙方首先是根據對被交易商品的圖形、圖像進行商務洽談,然后達成交易意向。因此,對被交易商品的圖形、圖像的保存是電子商務檔案信息的一個重要組成部分。再如,專家系統是智能檢索實現的基礎,而從海量商務信息中篩選出能夠進行交易的產品信息離不開人工智能檢索系統的應用。

從電子商務檔案的特征來看,有關電子商務檔案智能化管理的需求更加依賴于圖形圖像智能檢索工具的研究和利用,而對于圖形圖像智能檢索工具的研究和利用始于上個世紀七十年代,首先開展的是基于內容的圖像智能檢索的研究,重點在于采用標注的方法對圖像設置檢索關鍵字,并建立文本數據庫管理系統,從而實現對圖像的智能檢索。這種方法的缺點在于當圖像數據庫中圖像數據較大時則檢索較難實現,當圖像內容復雜時,標注起來較困難,因此,這種檢索方法同時還要求圖像內容比較單一。而另一種基于內容的圖像檢索技術逐漸受到業界的關注即基于視覺特征的圖像檢索技術。由于任何圖像都包含物體本身的紋理、形狀、顏色、空間關系等特征,因此,基于視覺特征的圖像檢索技術采用提取圖像所包含的紋理、形狀、色彩、對象的空間關系等信息建立圖像的特征矢量庫,并以此特征矢量作為索引關鍵字。與以往采用人工標注方式對圖像內容進行標注的方法不同的是視覺特征的提取是從圖像中自動提取的,并且檢索的過程采取視覺特征間的匹配。與傳統的檢索方法相比,基于內容的圖像檢索融合了圖像理解技術,從圖像的紋理、形狀、色彩、對象的空間關系等維度分析圖像的特征,從而可以提供更加有效的檢索途徑。已經投入運行的基于內容的圖像檢索系統包括:IBM公司的QBIC系統、Virage公司的VIR工程系統、MIT的Photo book系統、美國伊利諾斯大學的MARS系統等等。國內近年來對于基于圖像顏色的檢索系統的研究也取得了豐碩成果,例如:Photo Navigator系統和PhotoEngineer系統。而這一發展方向更加符合電子商務的智能化發展需求。可以預計,為適應未來網絡化、智能化以及個性化的需要,并行檢索、分布式檢索、知識的智能檢索、知識挖掘、異構信息整合檢索和全息檢索、自然語言檢索、跨語言信息檢索、問答系統、概念空間、信息融合技術等檢索技術都將在電子商務檔案管理領域得以應用。屆時用戶將獲得完整、準確、及時、有效的而且是簡潔、明了的商務信息。

4 電子商務檔案應用的智能化趨勢

充分利用電子商務檔案信息,為企業發展提供商情預測、營銷策劃、客戶關系管理、維護企業或經營者合法權益已經成為電子商務檔案應用的一個重要領域。而電子商務檔案應用的智能化趨勢無疑已經成為電子商務行業的重要研究方向。

4.1 客戶關系管理的智能化

客戶檔案毫無疑問將是電子商務檔案的一個不可忽視的組成部分。在企業從事電子商務的過程中,電子商務系統將提供一種商家與客戶進行交流的新方式,這就要求企業管理者以全新的思維來看待客戶關系管理。客戶關系管理源于“以客戶為中心”的新型商業模式,是企業樹立以客戶為中心的發展戰略的核心部分。企業通過智能化的客戶關系管理系統來加強對客戶的服務,以提高客戶滿意度和忠誠度,提高企業效率和利潤水平。通過客戶關系管理系統企業加強與客戶的聯系、分析客戶的需求、研究產品的市場、拓展潛在的利潤空間、提高產品的市場競爭能力、改進企業的管理漏洞、吸引更多的優質客戶進而達到優化、提升企業管理能力、提高企業利潤水平的目的。而這一切的實現都依賴于智能化的客戶關系管理系統、智能化的客戶數據庫的開發與應用。智能化的數據庫技術是所有其他技術的基礎。

4.2 智能化的商情預測

面對浩如煙海的客戶及企業營銷、銷售和服務信息,如果沒有一個具有高度商業智能的數據分析和處理系統是不可想象的。智能化的商情預測系統利用數據挖掘的思想、數據倉庫的管理技巧、一對一的營銷策略、個性化的售后服務、智能化的數據分析和數據處理工具不斷滿足客戶的需求,提高企業的贏利能力、拓展企業的贏利空間。同時,智能化的數據分析和數據處理系統將不僅實現現有的商業實踐和商業需求,更將不斷地實現向市場、客戶的學習過程,不僅僅只是重塑企業商業流程,而是能夠為管理者提供智能化的決策分析工具。

4.3 智能化的營銷策劃

借助于智能化的營銷策劃管理系統,企業將能夠更加全面地分析產品及市場信息,制定高效的營銷計劃,設計切實可行的銷售及服務指標,協調產品、服務、物流等渠道的配合關系,實現企業管理的最優目標。

總之,隨著電子商務的發展,智能化電子商務將逐漸走人人們的日常生活。而電子商務檔案管理的智能化將是電子商務智能化的一個靚麗的奇葩。



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