1 項目背景

　　廣西壯族自治區科技廳是廣西壯族自治區人民政府主管全區科技工作的職能部門，現有14個處室。

　　廣西科技廳承擔著研究自治區科技發展和科技促進經濟、社會發展的方針、政策，提出制訂科技法規的建議，指導、推進全區科技工作開展;推廣科技技術產業化及科技成果轉化;編制廣西科學技術發展的中長期規劃和年度計劃、自治區重大科技工程、廣西重點實驗室、科研中試基地等科研基地和科研基礎設施的計劃;多渠道增加科技投入，籌措科技資金;負責歸口管理的科學事業費、科技“三項費”、科技外事經費、重點實驗室經費、重要科研基礎設施等有關經費的預、決算;指導全區科技創新工作的實施;培養全區科技人才，研究科技人才資源的合理配置;歸口管理全區科技成果、科技獎勵、科技保密、科技無形資產評估和技術、信息市場等工作;負責區內社會力量設立科學技術獎的審批、登記。

　　廣西電子政務建設示范項目“十五”期間的主要目標是:力爭到2003年，基本實現面向企業和公眾的審批、管理和服務等業務在網上進行，為政府實現無紙化辦公和網上辦公提供基礎支持;到2005年，建立體系完整、結構合理的電子政務網絡系統，普及網上交互式辦公，基本實現政務信息化。而推廣網上辦公應用軟件是政府系統政務信息化建設的重要工作之一。

　　作為政府主管全區科技工作的職能部門，廣西科技廳要以“想大事，當高參，做先鋒”為目標，為政府起好參謀、助手作用。廣西科技廳對信息管理系統的建設提出了明確的指導思想，要求信息管理系統建設必須具有以下特性:

　　安全性:系統的安全性是至關重要的，應從網絡系統、主機系統、應用系統、管理制度、系統維護等方面來綜合考慮。

　　實用性:在保證系統具備安全可靠性的基礎上，應充分體現方案的實用性和易用性，不追求華而不實的東西。

　　先進性:在堅持安全、實用性的前提下，應盡量采用比較先進和穩定的技術、方案和產品。

　　可擴展性(靈活性):能適應廣西科技廳網絡和應用系統不斷擴大的需要，確保系統升級、過渡的可操作性;能適應新技術不斷發展的要求，使現實方案能不斷引入新技術，方便地向新產品過渡和平滑升級。

　　易管理性:系統應比較容易管理和維護，運行成本要低。

　　·2 解決方案

　　2.1 系統目標

　　信息管理系統能實現全廳辦公自動化，直接通過計算機就可以實現擬文、發文、批辦來文、提交申請、簽名批示、協同工作、在線交流、各處室業務管理等功能。使區科技廳機關的信息交流暢通無阻，實現無紙化辦公，提高辦公效率和工作水平，有效進行科學管理，為科技廳豐富科技管理工作手段。

　　2.2產品簡介

　　經廣西科技信息網絡中心推薦，廣西科技廳審慎考察、認證后，從產品功能、開發技術、系統擴展性等多方面進行比較，最終決定引入廣州紅帆電腦科技有限公司開發的iOffice.net信息管理平臺系統，率先實現無紙化辦公和網上辦公。

　　iOffice.net的主要目標是通過計算機網絡實現虛擬的協同工作平臺，對辦公事務和公文進行全面、完善的協同管理;建立用戶的內部及與外部信息互訪平臺，提高信息交流的效率和共享程度，使各協作機構、各部門間的信息交流更為穩定、快捷、安全、可靠，方便地實現集中式管理，跨越不同的工作時間和不同的工作地點的時空限制。

　　應用該套解決方案可在辦公自動化應用中方便地實現知識共享與知識分類，還能通過獨特的權限分級控制規劃知識的受眾與流向，完善網絡化的知識管理。在此基礎上整合iOffice.net的通用業務系統或定制開發的業務系統，可使科技單位全部業務運行在iOffice.net這一統一平臺上，消除各業務系統相互之間的兼容性問題，避免數據格式的不統一，徹底解決單位內部“信息孤島”問題。

　　2.3 應用架構

　　iOffice.net信息管理平臺系統包含有信息交流、公文管理、日程任務等九大主要的應用功能模塊。

　　主要規劃設計思想:一個組織中不同的人員，由于其職能不同，所要實現或使用的功能，所關心的信息是不同的。iOffice.net可以可以通過功能樹和應用界面的分配，面向不同職能人員，建立起與之職能相對應的應用界面。這樣的應用界面也可以說是系統應用模型的一個體現，使得應用更直觀、更便捷。

　　2.3.1 信息交流

　　iOffice.net信息管理平臺系統基于Internet技術，提供了豐富多樣的信息交流與共享的手段。

　　·即時消息

　　即時消息是供iOffice.net信息管理平臺系統在線人員在網上相互交流的一種手段。它的特點是實時性，以一種特殊方式使收到消息的人員得到即時的提醒，并督促其做某事或反饋一些信息。

　　·留言信息

　　使用個人留言板，可以一目了然地看到別人給自己的留言信息，包括留言者、留言時間等內容。

　　·人員去向

　　可以一目了然地顯示部門內所有人的去向，是否有留言。亦可按機構、部門和姓名/帳號來查詢員工的去向。

　　·傳閱信息

　　使用傳閱功能，可在指定的范圍內傳閱信息，進行交流。傳閱沒有先后次序，所有的收件人同時看到有傳閱到達，并且加以確認，同時，可以看到每個收件人的確認狀況:未開封表示收件人尚未閱讀過此傳閱;已開封表示收件人已閱讀過此傳閱，但未輸入確認信息;確認完畢表示收件人已經輸入并保存了確認信息。能讓系統使用者之間高效的完成文件的共享。

　　2.3.·公文管理

　　iOffice.net信息管理平臺系統根據國務院辦公廳最新發布的《國家行政機關公文處理辦法》制成的“公文管理”模塊，完全模擬國家公文處理的正規流程，使得公文處理工作規范化、制度化、科學化。

　　2.3.3 日程任務

　　日程安排子系統提供網絡化/團隊的日程安排功能。系統遵循傳統習慣，把日程安排放在日歷上進行。您可以使用個人日程安排功能安排您每天什么時候需要作什么;也可以通過系統把某項工作分配給他人去作;還可以預約他人和自己一起作某項工作;更可以查看部門內部其他人的公開的日程安排。

　　2.3.4 協同工作流程

　　協同工作流管理子系統，針對“申請提出，順序審批”這一抽象的工作流程，對信息進行了分類，您可輕松地使用該子系統提出申請，追蹤申請的批復過程，收取和批復他人給您的申請;同時系統還對信息進行了特殊處理，以防止他人竊取和篡改您的申請。

　　2.3.5 公用文檔

　　文件管理子系統為廳內的各種電子文件提供了集中統一并且安全的管理渠道。使用文件管理子系統，每一位使用者可以方便、快捷地使用在工作中需要用到的各種文件以及技術資料，可減少了以往繁瑣的文件保存及查找流程，提高工作的效率。在文件管理子系統中主要提供文件管理以及文件檢索兩大功能。同時，提供方便靈活的權限設定方法，可按文件夾、文件設定訪問權限，確保文件信息的安全。

　　2.3.6 辦公室日常管理

　　辦公室日常管理子系統用于處理廳里的日常事務，包括查看重要的通知通告、日常備用品管理、會議室的申請、人事信息管理、檔案資料的管理以及廳里統一事務流程的處理。為廳領導處理日常工作提供了一個高效、統一、安全的平臺。

　　2.3.7 公共信息

　　公共信息子系統主要用于管理廳里一些公共的信息，如各處室的電話號碼，各個地區的郵政編碼等常用的公用信息，通過該子系統，有效的減輕了辦公室對公共信息維護的工作負擔，同時這些公共信息的使用權限系統也進行了嚴格的限制，可以對不同的用戶公開不同的信息，有效的保證了信息的安全。

　　2.3.8 論壇

　　論壇分為工作論壇和自由論壇，工作論壇為各處室的領導提供了一個學習、工作經驗交流的園地，對提高每一位領導的工作、業務能力起到了很好的補助作用。自由論壇則為領導在工作之余，提供了一個在線娛樂、暢所欲言的場所。

　　2.3.9 相關網站

　　收錄一些區內或國內知名網站的網址，同時系統也允許用戶加入自己喜愛的網站的網址，大大減少了用戶的記憶量，是用戶日常工作的好幫手。

　　3 項目特點

　　3.1 工作流程嚴謹

　　廣西科技廳是全區科技系統的主管部門，要求日常業務工作嚴謹細致，所有工作流程必須經過嚴格確定，才能實施。這就要求信息管理平臺能根據科技廳工作流程自定義，嚴格符合業務流程的需求;所有準備工作充分確定后才能實施。

　　3.·公文管理

　　作為政府部門，廣西科技廳首先要求信息管理平臺能實現公文的管理，而且公文的流程必須能夠按照需求進行自定義。廣西科技廳信息管理平臺的公文管理整合了流程管理引擎，因此流程的定義以及各個步驟的辦理可以在流程管理里面執行，完全滿足廣西科技廳流程自定義的需求。

　　3.3 工作監管

　　廣西科技廳要求對各項工作進行監控管理。廣西科技廳信息管理平臺的任務管理按照項目管理的思想進行設計，可以新增多個步驟進程，按照進度、時間、費用進行控制，任務還可以分多個子任務，這樣把一項工作按照負責人、執行人進行分配，便于整項工作的協調和分工。

　　3.4 信息溝通

　　信息傳遞和郵件管理的廣泛應用也是廣西科技廳信息管理平臺的一大特點。由于廣西科技廳要實現全區下屬機構網上辦公，跨機構傳輸信息成為溝通交流的重要方式。

　　4 實施過程

　　項目于2003年4月正式開始，在廣西科技廳各級領導的指導和大力支持下，成立了專業的實施項目組。在整個項目的實施過程中，項目組以實現系統的安全性、實用性、先進性、靈活性為準則，以逐步實現廣西科技廳辦公自動化、加強信息的共享和交流、提高辦公效率為目標，成功地部署和開發了系統的各項功能，取得了預期的效果。項目于2003年5月順利驗收。

　　4.1 階段實施目標

　　廣西科技廳信息管理平臺項目建設以“整體規劃、分步實施、由簡到繁”為原則，分三個階段實施。

　　·第一階段實施主要實現:公文流轉、管理;任務督辦;協同工作;在線交流;日常辦公管理。

　　·第二階段實施主要實現:處室業務系統管理(如車輛管理等);其它辦公流程。

　　·第三階段實施主要實現:科技系統的知識管理，平臺與科技廳其它應用系統的集成，實現數字簽名、身份認證在系統上應用。

　　4.·實施范圍

　　第一階段實施范圍:廣西科技廳機關、二層單位。

　　第二階段實施范圍:廣西科技廳機關、二層單位。

　　第三階段實施范圍:廣西科技廳機關、二層單位、地市科技局。

　　4.3 實施進度

　　·項目準備期:一個月。

　　·第一階段實施的時間:三個月。

　　·第二階段的實施時間:三個月。

　　·第三階段的實施時間:十二個月。

　　4.4 實施方法

　　·仔細周到的培訓: 培訓主要分為兩類，一類是針對計算機基礎操作和iOffice.net系統使用方法的技術培訓;另一類是業務流程在經過改造之后的業務培訓。除了定期開展培訓課外，還在廳內部開通了iOffice.net項目專用的熱線電話，并配備有相關的技術人員定期走訪各個業務處室，收集大家的使用情況和意見，發現問題及時解決。

　　·堅定不移的實施推廣:系統在投入使用之后，得到了廳領導的極大的關注，并由廳長親自掛帥成立了實施小組，要求所有業務處室全力配合，每個人每天都要打開iOffice.net系統，所有能在網上開展的工作都應在網上開展。為了達到提高辦公效率的目的，針對網上辦公的特點，我們對原有的流程進行了合理的改造，使之適應網上辦公的要求，切實讓大家體會到網上公辦的方便、快捷，有力的推動系統的實施進程。

　　·加強管理監控 :為了保證系統能安全、穩定的不間斷運行，還應制定相關的規章制度，計劃具體到天，責任落實到人，長期有相關人員對系統進行維護，爭取做到兩個“第一”(第一時間發現問題，第一時間解決問題)。

　　5 實施成效

　　經過近兩個月緊張有序的實施，經過項目調研、組織職責、系統安裝、培訓、初始化、試運行等幾個階段，系統正式上線運行。iOffice.net信息管理平臺系統的正式上線給廣西科技廳帶來了實實在在的效果。

　　·提高了辦公效率

　　通過系統的公文辦理跟蹤、查詢和催辦等功能，提高了公文辦理的速度和效率;通過檔案系統，加強了檔案的管理和利用。

　　·規范了管理制度

　　通過日程管理的日程安排、部門日程等規范了個人和部門的工作計劃，任務管理的監控作用便于工作人員的合作和協調，日常辦公流程的自動化規范了管理。

　　·加強了信息的交流

　　系統的工作論壇、自由論壇等功能在網上提供了多種形式的討論空間和機會，活躍了工作的氛圍。通過文件交換和專用通知公告欄等功能，加強了廳機關和下屬分局與事業單位之間的聯系。