詳解美國政府首席信息官制度
來源:中國人事科學研究院 更新時間:2012-04-14

 

縱觀世界各國電子政府的發展歷程建立首席信息官制度。由首席信息官及其相應的管理機構負責電子政府的總體規劃、具 體實施和全面管理,是比較通行和成熟的做法。《中國電子政務發展報告NO.3》指出,“目前。世界上已有一百多個國家 和地區確立了CIO制度。各國正在積極推進的電子政務實際上是一把手+CIO工程。

美國是世界上最早建立首席信息官制度的國家,其良好的制度實施效果及成熟的制度建設經驗。使美國的首席信息官制度成為其他國家尤其是發達國家發展電子政府的制度模板。因此,總結和梳理美國在電子政府管理體制方面的成熟經驗和做法,對我國建立政府首席信息官制度,促進電子政務發展有著至關重要的借鑒意義。

一、政府首席信息官制度產生的背景

通過對美國電子政府發展過程的比較分析可以看出,有一些因素對首席信息官制度的建立和完善起著催化作用。

1.加強政府信息資源管理的需要20世紀80年代,面對全球信息技術的迅猛發展。世界各主要發達國家非常適時地把信息技 術引入政務領域,希望借助新的技術手段來推進新一輪的公共行政改革,由此引發了全球性的電子政務建設浪潮。隨著信 息技術的廣泛應用,人們越來越深刻地認識到信息資源的重要價值,信息資源逐步成為組織中最重要的資源之一:而對信 息資源接受與處理的速度和廣度,已成為21 世紀評價政府治理能力的一個重要指標。因此,隨著各國電子政務建設的不 斷深入。如何使政府的信息資源得到更為有效的管理和更為充分的開發利用,成為各國電子政務發展的一個重要議題。在 廣泛而深入地調查研究之后,各國紛紛采取對策,其中一項重要舉措就是在各部門設立相應的職位和機構,專門負責本部 門信息資源的管理、開發和利用,這就是政府首席信息官的雛形。由此可產物,是伴隨著信息資源管理的興起和發展而誕生的。

其中,美國政府對政府信息的作用和意義有著十分清晰而準確的認識,它把政府信息資源數字化、網絡化的目標都定位在 使政府信息資源能夠得到充分開發利用上。在1996年頒布的《信息技術管理改革法)中,美國就率先提出在聯邦政府各個 部門設置首席信息官,專門負責各個組織的信息資源管理。同時,也正是由于信息資源在政府資源中的戰略地位。提升了專門負責政府信息資源管理與開發利用的首席信息官在政府中的地位與作用。因此,美國政府首席信息官的地位很高。往 往與組織內的首席財務官等核心人物具有同等地位。

2.提升電子政府建設和管理效率與能力的需要

早在1994 年,美國審計總局(GAO)發現,從1982年開始,美國用于IT方面的開支超過2000億美元。但許多IT項目的建設 都是失敗的,國家因此損失巨大。通過分析,GAO認為項目失敗的原因主要在于政府對于信息化項目的需求認識不清、成 本效益觀念不強。據此,GAO認為,政府部門在購買信息系統前應作詳細計劃。并進行成本效益分析,否則,一旦實施, 系統也無法有效運行,資源浪費是必然的結局。事實上,這些諸如系統規劃、需求分析、項目管理等問題,是大多數國家 在電子政務建設之初都會遇到的共性問題。隨著電子政務的深入發展,如何有效整合各部門資源.防止重復建設和信息孤 島等復雜問題就逐步凸顯出來。為了解決這一系列瓶頸問題,提高政府利用信息技術的效率和能力,美國采取對策,力圖 通過建立,套統一而有效的電子政務管理體系,來保證行動的一致性和建設的高效率。由此,建立了政府首席信息官制度 ,由政府首席信息官專門負責部門電子政府的建設和管理:與此同時,建立首席信息官委員會,委員會由各部門的首席信息官組成,以保證各部門的電子政府建設能夠協調進行,信息資源能夠充分共享。實踐證明,正是由于美國在電子政府 建設初期就非常注重其管理的專業化、規范化、體系化,才有效實現了電子政府的協調發展和電子政建設的高率。

3.實現電子政府戰略意圖的需要

美國的電子政府建設與政府改革密切相關。美國政府全國績效評估委員會在1993年發布的《創造一個花費更少運轉更好的 政府》的報告中,提出了運用信息技術再造政府的新理念。在確定電子政務的戰略地位和發展遠景之后,美國通過建立各 項制度、采取各種實施措施,將其逐步落實。建立政府首席信息官制度就是其中的關鍵舉措之一。在政府管理部門設立首 席信息官職位,通過其專業化、權威性協調有序的工作,逐步實現信息技術對傳統政務流程的重組和再造,從而為社會提 供更方便、更快捷的服務,有效地提高內部的工作效率,最終實現通過電子政府促進政府改革的戰略意圖。

二、政府首席信息官的主要職資

明確職責是美國在建立政府首席信息官制度時首先解決的問題。作為首席信息官制度發展最為完善和成熟的國家,美國 是通過立法的形式來規定首席信息官的主要職責的。這樣做,一方面體現了首席信息官職位本身的權威性.另一方面也為 首席信息官明確職責開展工作提供了強有力的依據。在1996年頒布的《信息技術管理改革法》中,美國政府明確規定了政 府部門首席信息官的主要職責為:①向政府部門首腦及其他高層管理人員提供信息化發展意見及協助,指導、監督本部門 信息技術相關事務的實施。以保證本部門信息化的成功實施;②為本部門開發、維護一個穩妥的、整體的信息化架構,有 效進行信息資源管理:③改善提高本部門在信息資源管理方面的運作,制定更為有效的工作流程。

歸納起來。美國政府首席信息官的主要職責包括以下幾項。

1.制定戰略規劃和計劃。主要包括:深入理解本部門工作流程,總結和梳理信息化需求,提出部門信息化發展戰略,制定 中長期規劃和短期(年度)計劃等。

2.監控信息化規劃和項目的實施。主要包括:運用一切可能的方法,評估信息化項目的績效,實施有效的項目管理,協調 組織內各部門的關系,并向部門首腦提供本部門信息化建設的具體意見。匯報部門信息化的發展進程。

3.管理和開發利用政府信息資源。政府信息資源的管理與開發利用是政府首席信息官的最主要職責,主要包括:利用信息 手段提高本部門信息資源管理的效率,并盡可能使信息資源得到充分開發和利用,實現其使用價值的最大化。

4.提升部門的信息化實現能力。主要包括:進行一系列評估、培訓工作,以不斷加強組織的信息化建設能力.包括評估本部 門現有管理層與執行層實施信息化的實際能力,評估本部門人員在信息化進程中所需要的知識和技能:針對存在的缺陷和 需求,制定相應的培訓計劃、聘任計劃、職業開發計劃等:與此同時關注新技術的發展并進行引進、推廣等。

三、政府首席信息官的核心能力

在明確了首席信息官的主要職責基礎之上。美國政府又提出了完成這些職責所應具備的核心能力。在《信息技術管理改革法》中,美國政府詳細規定了首席信息官應當具備的一些核心能力,如政府首席信息官必須具備卓越的領導能力、溝通 能力、人際交流技能;在復雜的合作和協作環境中游刃有余地發揮作用的能力;敏感、誠實、聰明、判斷力強 、戰略思維 結合務實作風并為同事所信任、建立聯盟的能力等等。其中,美國政府首席信息官需要具備的最核心的能力是:既具有良 好的信息素養和能力。尤其是項目管理能力:又要熟悉政 府業務流程,善于溝通和協調,有較強 的戰略觀和全局觀。具體來講,政府首 席信息官的核心能力主要應包括以下幾方面。

1.戰略思維與規劃能力

一在美國,政府首席信息官首先被定位為一個部門內部的高級管理人員,其宏觀管理能力和戰略思維能力至關重要。 在了解信息技術及其發展趨勢的同時。首席信息官更應是一位行政專家和決策者,只有具備這樣的雙重背景,他才有可能站 在部門改革的戰略高度上做好信息化發展的規劃和決策,從而通過信息技術有力推進組織目標的實現。首席信息官不能只 把視線集中在技術管理層面,而應更多地注重宏觀管理。

2.有效溝通能力

在美國,溝通往往是占據首席信息官時間最多的工作。與業務部門密切溝通才能確保信息技術部門不再是關門做規劃,才 能真正滿足業務需求;與部門首腦及主要領導溝通才能確保組織對信息技術的建設提供足夠的支持:與信息技術團隊溝通才 能確保項目的順利實施。

3.業務能力

一般而言 ,業務能力是美國對首席信息官的基本要求,主要包括兩方面的內容:一是了解信息技術及其發展趨勢,電子政 務歸根到底還是信息技術的一種應用,首席信息官良好的信息素養和能力是部門內整個信息技術團隊高素質、高效率的有 力保障,也是整個組織信息化能力的典型代表;二是熟悉本部門政務運作流程和規則,電子政府要解決的最根本問題是政 務問題因此,首席信息官對政務流程的熟悉程度是能否做好本職工作的關鍵要素。

四、政府首席信息官的管理模式

在美國,圍繞著政府首席信息官有一套完備的管理體系。首席信息官并不是一個孤立的職位和個人行為。歸納起來,美國 政府首席信息官的管理體系主要包括以下幾方面內容。

1.政府首席信息官的組織架構作為電子政府建設的管理和執行機構,美國的政府首席信息官隊伍有著嚴密的組織體系

其中,總統管理委員會是美國電子政府建設的最高領導機構,聯邦管理和 預算辦公室(OMB) 是其執行機構。聯邦管理和預算辦公室下設首席信息官辦公室(CIOB),其主任由總統任命的聯邦首席 信息官擔任,負責整個聯邦政府的信息資源管理。首席信息官委員會由聯邦政府各部門的正副首席信息官組成.其首腦是 聯邦管理和預算辦公室的副主任,負責指導、建議、評估首席信息官的工作。

事實上,發達國家都非常重視政府首席信息官組織體系的建立,英國、日本也是在電子政務領導和決策機構下;設置了負 責執行的首席信息官職位和負責協調的首席信息官理事會等。總而言之,美國在首席信息官的體系建設方面主要有三點經 驗可供借鑒:一是統一設置,層級分明:二是責任關系簡單明確,各司其職;三是結構設置富于彈性,協調聯動機制健全。 實踐證明。嚴密而統一的組織架構對于整個政府的信息化建設具有重要的組織保障作用。它使美國的電子政府建設普遍呈 現出有序、協調的發展態勢。

2.政府首席信息官的工作方式

在建立了比較完備的政府首席信息官組織架構的基礎上,美國政府各部門又建立了相應工作機制,以保證對本部門電子政府建設的有效管理。一般來講,主要有以下幾種比較通用的工作方式。

(1)定期匯報

一般而言,各部門的政府首席信息官都要直接向本部門的首腦做定期匯報。通過匯報。及時向部門首腦提供部門信息化進 展的信息和相關建議,以便取得領導的支持。例如,美國聯邦政府首席信息官要定期向OMB的副主任匯報,OMB的副主任再 向主任匯報,主任再定期向總統匯報。通過建立這種鏈條式的匯報機制,有助于使高層領導及時了解本部門的信息化進程 及存在問題,從而為領導決策提供依據和支持。

② 制定規劃

聯邦首席信息官負責制訂整個聯邦政府的信息化發展規劃,而各個部門也必須制訂本部門相應的《信息資源管理戰略規劃 》。并且每年滾動進行。該規劃主要包括網絡建設規劃、信息收集規劃、重要信息系統規劃等內容。提出每年和5年的目 標以及對資源的要求。在美國,制訂信息化發展規劃通常是首席信息官的一項重要工作,它不僅為本部門的信息化發展提 供了方向.同時也為有效評估首席信息官及部門信息化的工作提供了依據。

(3) 項目管理

美國的電子政府建設大多以項目為單位。采用外包的方式開展,這就要求政府信息官要有很強的項目管理能力,以保證項 目預定目標的實現。因此,美國政府首席信息官很重要的一項工作就是進行電子政府項目管理。評估項目的進程和效果, 加強業務部門與承包商之間的溝通,確保需求能夠得到全面理解和實現。

(4) 定期溝通交流

美國政府非常重視政府各部門首席信息官之間的交流和溝通。首先,設立了首席信息官理事會,由各部門的政府首席信息 官組成,負責指導和協調執行機構中與信息技術和信息資源管理有關的活動。這種溝通機制加強了政府各部門首席信息官 的交流與合作。不僅有利于相互學習借鑒,更有利于電子政府的整體協調發展。其后,美國又有意識地加強了聯邦政府與州政府的合作和文流,制定了首席信息官定期文流制度。

3,政府首席信息官的管理制度

(1) 任用

美國聯邦政府首席信息官的任用條件是由法律明文規定的,例如,在《信息技術管理改革法》中詳細規定了對聯邦政府首 席信息官的任用:①經咨商國會參議院并取得同意后,由美國總統任命:②必須具備經確認的。能有效地履行其職責的、具 有在管理及信息資源管理方面的知識、技能和經驗,其任職資格應從與信息資源管理有關的教育、工作經驗以及專業活動 等多方面考慮:③美國聯邦政府首席信息官為美國首席信息官辦公室(該辦公室隸屬于美國管理和預算委員會)的負責人。 同時,該法還規定在聯邦政府各部門均應設立首席信息官制度,部門首席信息官一般由該部門第一副手擔任,并由該部門 行政首長任命。

(2)考核與激勵

美國聯邦政府首席信息官由OMB的首腦直接領導,是該首腦有關政府信息資源管理的首席顧問。因此,首席信息官的權責 也是由OMB的首腦確定的,并受其指導和管理。在實踐中。OMB設計出了一系列的方法來加強對聯邦政府首席信息官的管理 和考核.以激勵其更加出色地完成本職工作。例如,OMB向聯邦政府各部門發放電子政務記分卡,根據已確定的評估指標進 行評分,并且每季度刷新一次。這些標準包括:是否將大部分信息技術開支放在需要優先執行的現代化實施項目上;是否已 按照預定的成本/時間表/執行目標來實施重大信息技術項目,浮動的范圍控制在10% 之內:重大的信息技術系統是否已通 過權威認證、認可或者以其他方式被授權證明具有充分的安全性;電子政府項目是否具有可操作性,并能夠創造利潤收益 《如降低成本、縮短響應時間、減少負擔、提高公眾服務質量等),等等。通過這些評估的指標和方法,可以非常直觀地 顯示出首席信息官的工作效果,并據此進行相應的獎勵或改進。

(3) 培訓

美國非常重視政府首席信息官素質和能力的培養。為了確保政府首席信息官能夠具備所要求的素質能力,美國聯邦政府組 織政府、院校和產業界的專家制定了培養首席信息官相關能力的知識體系,并由各政府機構、大專院校組織力量根據知識 體系編寫教材、整理典型案例和最佳實踐,組織對首席信息官的培訓,保證政府首席信息官的能力能夠完成規定的崗位職 責。例如。美國國家國防大學信息資源管理學院所開辦的首席信息官短期培訓班.就是由美國國防部授權的首席信息官認 證項目,主要用于培養聯邦政府首席信息官所應具備的能力。其主要的教學方法是采用研討會的方式,并邀請一些專家參 與討論,開研討會時所有學員都要以個人或小組的形式參與討論,與教師進行互動文流。課程結束后,教師通過學員提交 的個人或團隊的報告或項目來進行評估。又如,以美國聯邦首席信息官委員會為首創建了首席信息官大學,它是一個主要 由卡內基梅隆大學、喬治華盛頓大學、喬治梅森大學、馬里蘭大學等聯合舉辦的虛擬聯盟。這些大學所提供的首席信息官 培訓項目都是用來培養美國聯邦首席信息官委員會所認可的首席信息官應掌握的核心能力。各大學的首席信息官項目往往 由多個相關學院共同授課或設計實踐項目,比如卡內基梅隆大學的首席信息官研究項目,是由軟件工程學院、計算機科學 技術學院、國家政策和管理學院、信息系統工程中心、社會和組織系統的計算分析中心和電子商務學院等機構來共同完成 的。通過這些專業化的、針對性強的課程設計和培訓,美國政府首席信息官的知識體系得到了很均衡的發展和提高。

 

 



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