政府行業辦公系統解決方案與服務應用分析
來源:全球IP通信聯盟 更新時間:2012-04-15

政府行業辦公信息系統是面向政府單位,致力于改善紙張文件、視頻信息、語音信息、電子信息等辦公信息的流轉與管理,優化相關的辦公流程,幫助客戶實現成本節約、效率提升,由相關的硬件、軟件與服務共同組成的整體信息系統解決方案,主要包括文件管理外包服務、視音頻會議解決方案、OA應用軟件等各類解決方案與服務。

    根據對20個城市的政府單位的深入調查,慧聰鄧白氏研究認為,辦公信息系統解決方案與服務的簡便易用性、高效性、節約性、環保性、安全性等性能完全符合政府行業電子政務建設的中長期戰略定位,既“統籌規劃、資源共享,深化應用、務求實效,面向市場、立足創新,軍民結合、安全可靠”方針;同時也能滿足政府電子政務建設要求系統整合、信息資源共享及建設過程的規范化的目標。

    隨著政府信息化建設進入高速發展階段,各級政府信息化建設的步伐也明顯加快,政府電子政務建設已從服務上網向內部系統建設轉型,辦公信息系統解決方案與服務的需求將會逐年加大,投入水平也將逐步提高,而辦公信息系統自身的節約高效更加有利于建設資源節約型社會和環境友好型社會,更加會推動政府辦公信息系統解決方案與服務的建設力度。

    一、調研結果分析

    在調查中我們發現,目前政府單位的文印管理系統多為聯網打印、共享文件存儲或簡單文件管理的系統,調查數據顯示,這些初級文印管理系統在應用過程中滿意度只有22.6%,不滿意度為34.5%;目前政府單位的視音頻會議系統建設的較為規范,但多為普通的會議系統,調查數據顯示,建有視頻會議的單位應用過程中滿意的占20.2%,不滿意的占了19.0%。

    在文印設備采購方面,目前有73.2%的政府單位通過自行采購方式進行設備選購,有12.8%的政府單位通過租賃方式進行設備選購,另有14.0%的單位將文印設備整體外包。

    慧聰鄧白氏研究認為,目前政府行業的外包業務處于一個剛剛起步階段,傳統的自行采購模式勢必還占據采購模式的絕大多數份額,但是我們也要看到接近3成的單位已經開始嘗試新的模式,隨著信息化建設的進一步加深,政府對于外包業務支持政策的深入,未來外包模式將可能成為政府單位文印管理系統采購的主要方式。

    在視音頻會議解決方案采購方面,目前已經建設了視音頻會議系統的政府單位占總量的30.2%。對這些已建有視音頻會議系統的單位的調研顯示,有45.1%的政府單位經常使用視音頻會議系統,其中14.1%的單位認為可以提高溝通效率,還有8.5%的單位認為無法提高溝通效率,另外77.5%的單位認為效果不明顯。在尚未建設視頻會議系統的政府單位中,目前已經有37.4%的政府單位有視音頻會議系統的采購計劃,其中12.3%的政府單位計劃采購普通的會議系統,有16.2%的政府單位計劃采購高清的會議系統,另外還有8.9%的政府單位計劃采購更為先進的融合通訊系統。

    慧聰鄧白氏研究認為,目前視音頻會議系統處在群雄逐鹿階段,各種模式的系統都有自己的細分市場,但是隨著視音頻會議系統技術的不斷革新,以及顯示技術的不斷創新,高清將會是未來的唯一霸主,未來普通的視音頻會議系統將會逐漸被高清系統和融合通訊系統所取代。

    對政府行業辦公信息化采購決策因素的調研表明,有超過76.6%的政府單位在采購因素中重點考慮了節約環保健康因素,其中5.1%的單位偏重節約因素,8.9%的單位偏重環保健康因素,另外62.6%的單位認為兩個因素都應當重點考慮。

    除了上述結論,慧聰鄧白氏研究還在調研中得到以下信息:

    1、政府單位的月均使用紙張在20000~60000張,使用數量龐大。

    2、政府行業64.3%以上的單位存在紙張浪費情況。

    3、絕大多數政府單位只能做到部門費用分攤,無法精確到個人,無法杜絕紙張浪費。

    4、超過6成單位認為視音頻會議的過程中所產生的視頻、音頻文件,應當與單位的紙張文件和其他電子信息一起進行統一的電子化管理,應當建立整合的辦公信息系統。

    5、目前政府單位對文印設備使用的滿意度平均分為7.4,不能完全滿意。

    6、超過5成的政府單位對文件管理外包服務有興趣,其中一半以上表示可以在近期考慮。

    7、未來視頻會議系統外包服務可能會有更大的發展。    

    二、政府行業辦公信息系統解決方案與服務未來發展機遇

    政策促進IT外包服務成為新的增長點

    2009年國家發布《電子信息產業調整和振興規劃》,產業調整和振興的主要任務中明確指出要在信息服務領域培育新的增長點,加快培育信息服務新模式新業態。把握軟件服務化趨勢,促進信息服務業務和模式創新,綜合利用公共信息資源,進一步開發適應我國經濟社會發展需求的信息服務業務。積極承接全球離岸服務外包業務,引導公共服務部門和企事業單位外包數據處理、信息技術運行維護等非核心業務,建立基于信息技術和網絡的服務外包體系。提高信息服務業支撐服務能力,初步形成功能完善、布局合理、結構優化、滿足產業國際化發展要求的公共服務體系。

    對辦公信息系統的需求越來越趨向節約高效

    隨著政府辦公信息化建設由基礎設施建設逐漸向應用系統建設的逐漸過渡,政府部門對應用系統需求量增加的同時,要求也越來越高,包括應用系統的易操作性、可擴展性、規范性等性能方面的要求提高外,最為明顯的是對應用系統的節約高效性要求不斷增強。這在一定程度上說明政府用戶的對信息化系統的認識在提高,應用能力在加強,對自身的需求了解日益深刻。

    對IT外包服務的接受度和利用率逐漸提高

    目前,IT外包在政府部門的辦公信息化建設中,應用相對較少。但隨著各政府部門對辦公信息系統效率和建設效果的重視,辦公信息系統解決方案與服務建設逐漸深入,對信息化隊伍的技術水平和專業素質的要求將越來越高,辦公信息系統是一項龐大的系統工程,一個政府部門不可能完全依靠自己的力量進行辦公信息系統的開發和維護;與此同時,能夠提供符合政府需求的軟件、服務提供商在實踐中不斷走向成熟。政府將把更多的精力放在業務流程改造上,把大量的可以由企業去做的事情交給企業,通過外包方式形成辦公信息系統解決方案與服務強有力的建設隊伍,IT外包將成為電子政務市場關注熱點。視音頻會議系統需求由廣度向深度轉化

    IT外包服務中的視音頻會議系統建設已經持續了幾年的時間。政府用戶起初對這些應用系統的要求多以功能多少作為衡量的主要指標,但經過一段時間的實踐,廠商逐漸成熟,政府用戶的需求也逐漸走向理性。未來幾年的建設中,政府衡量視頻會議系統的指標將趨向集中,以滿足當前需求的通信與視頻整合、適合未來擴展為核心標準。

    三、政府行業辦公信息系統解決方案與服務市場機會分析

    通過對政府單位辦公信息系統解決方案與服務的市場反饋我們可以看到,超過50%的政府單位對文件管理外包服務有興趣,其中一半以上表示可以在近期考慮,說明文件外包的優勢是完全得到政府行業用戶認可的。

    在視頻會議解決方案方面,由于視頻會議系統的初期投入大,而一般政府單位受預算限制,難以投入大量費用建設視頻會議系統;而且視頻會議的使用較為復雜,政府部門購置視頻會議系統后經常難以充分地進行應用。隨著今后外包服務的逐漸成熟、使用費用的逐漸下降、政府單位之間橫向縱向聯系的加深,未來在視頻會議系統的進一步應用以及與外包服務的結合方面還將有較大的發展空間。



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